Secretaitre administrative (h/f)

Positionnement du poste
Liaisons hiérarchiques : le secrétaire général et le président
Liaisons fonctionnelles : les élus du conseil départemental, le secrétariat général du conseil régional, le secrétariat général du conseil national
Activités principales
Bases
- Accueil physique et téléphonique du public, des professionnels et autres organismes divers (Sécurité sociale, associations, autres conseils de l'ordre),
- Réception, traitement et orientation des mails, appels et messages téléphoniques, donner des directives orale et écrites (mail) pour les demandes de renseignements sur les procédures ordinales (plaintes, minorations, inscriptions, radiations, modifications .)
- Traitement des courriers, courriels divers, des dossiers pour la gestion du tableau et des plaintes
- Prise de rendez-vous, tenue de l'agenda des élus
- Traitement et mise en forme de documents, courriers, décisions, procès-verbaux, mémoires en interface avec les membres du bureau du Conseil Départemental.
- Préparation et suivi de dossiers, (demande des pièces manquantes)
- Reproduction ou numérisation des documents,
- Classement et archivage physique ou numérique des documents, courriers, comptes rendus, décisions, procès-verbaux
- Gestion des fournitures du service, matériel de bureau, et mise à jour des systèmes d'exploitation informatiques
- Déplacements à la poste pour envois et retrait des courriers, achats de timbres.
- Déplacements divers (La poste, huissier, achat de fournitures, etc.)
- Saisie et suivi de la trésorerie et de la comptabilité (préparation des rapprochements bancaires, insertion des factures et justificatifs dématérialisés dans le logiciel comptable)
- Fourniture au trésorier des justificatifs nécessaires pour élaborer les variables de paie de façon hebdomadaire (présences, absences, demandes de congés)
- Remplir le rapport d'activité du secrétariat et le fournir au CNO de façon mensuelle.
Savoirs nécessaires
- Utiliser les outils informatiques, WORD EXCEL POWERPOINT
- Utiliser les logiciels métiers SAP et DIVALTO de l'institution pour lesquels une formation est prise en charge par le conseil national
- Accueillir, filtrer et orienter les appels, les mails ainsi que les personnes, répondre aux demandes relevant de ses compétences, se référer aux élus pour les demandes particulières
- Identifier les informations communicables a autrui en respectant le secret professionnel,
- Renseigner les interlocuteurs,
- Être sensibilisée aux RGPD
- S'exprimer aisément vis-a-vis d'interlocuteurs divers et variés,
- Élaborer avec le président et le secrétaire général les ordres du jour
- Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courriers, notes, procès-verbal, comptes rendus, dossier...)
- Organiser et prioriser les activités de secrétariat