Secrétaire du cabinet de la présidence (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Le Président de l'Université est assisté par un Directeur de Cabinet, des vice-présidents, des chargés de mission, et par le directeur général des services, qui forment l'équipe de gouvernance. Le Cabinet est composé d'une directrice de cabinet, du Chef de Cabinet, et de 3 secrétaires.
Le/la secrétaire du Cabinet de la présidence est hiérarchiquement et fonctionnellement rattaché(e) au Chef de Cabinet. Il/Elle est aussi un appui administratif pour le Directeur de Cabinet et peut être amené(e) à travailler directement avec le Président. Il/Elle assure des fonctions polyvalentes de secrétariat technique et logistique. Il/Elle met tout en œuvre pour assurer le bon déroulement quotidien de l'agenda du Président. Ses activités sont articulées à celles des secrétariats du DGS et des Vice-Présidents. Il/Elle est l'interlocuteur privilégié avec les vice-présidences centrales de l'université. Loyal(e) et discrèt(e), il/elle contribue activement à la cohésion et la continuité de service du Cabinet de la Présidence dans un esprit de travail collectif.

Activités principales de l'agent :
- Mettre en œuvre l'agenda du Président, contrôler et suivre les échéances, mettre en oeuvre le calendrier des conférences budgétaires
- Organiser les déplacements professionnels et les réunions, manifestations du Président, soutien technique et logistique
- Etablir les OM, bons de commande et liquidation des frais de déplacements du Président, Directeur de cabinet et des VP Centraux en représentation pour le Président
- Organiser la représentation du Président dans ses mandats extérieurs et aux conseils des structures internes / gérer les renouvellements de mandats
- Suivre le budget de la présidence (relevé dépenses carte achat, véhicule...)
- Répondre aux demandes d'information endogènes et exogènes relevant de son périmètre
- Traiter le courrier postal
- Contrôler les parapheurs mis à la signature du Président, en assurer la bonne circulation
- Coordonner le dispatching des recours étudiants reçus à la présidence, suivre les recours/demandes portées par les politiques et les réponses adressées par les composantes et la DAJI
- Actualiser le carnet de contacts du Président
- Appui administratif ponctuel pour les Vice-Présidents centraux
Conditions particulières d'exercice :
Les activité listées sont susceptibles d'être modifiées / enrichies en fonction de l'évolution du service et des problématiques qui lui sont rattachées.
Activités contraintes par un haut niveau de confidentialité, et une disponibilité importante

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences attendues :
- Faire preuve d'adaptabilité dans sa communication en ajustant son discours en fonction du niveau et des attentes de ses interlocuteurs
- Maîtrise des outils bureautiques (packOffice, messagerie, agenda, internet... )
- Maîtrise des outils de l'établissement
- Maîtrise des techniques de secrétariat, gestion administrative, accueil, classement
- Bonnes capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable
- Sens de l'organisation, de l'anticipation, implication en étant proactive
- Savoir rendre compte
- Curiosité intellectuelle
- Savoir prioriser ses tâches selon un calendrier défini
- Connaitre les différentes délégations de signature et leur périmètre
Connaissances :
- Connaissance de l'organisation et du mode de fonctionnement de l'enseignement supérieur
- Connaissance des procédures internes et savoir les appliquer
- Connaissance des droits et obligations des agents publics Parfaite connaissance de l'organisation de l'établissement
Savoir être :
- Sens aigu de la diplomatie et de la confidentialité / discrétion
- Excellentes qualités relationnelles, disponibilité et sens du service et de l'accueil
- Rigueur / Fiabilité / Autonomie / Réactivité / capacités d'adaptation
- Sens relationnel / esprit collectif / polyvalence
Poste à pouvoir dès le 15/05/2025
Le poste est ouvert aux contractuels et aux titulaires de catégorie C
Rémunération mensuelle brute: 2051€
En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :
- 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,
- la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois,...
- l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua