Consultations externes : FEMME-MERE-ENFANT
Les consultations incluent des spécialités telles que la gynécologie-obstétrique, le diagnostic anténatal, la pédiatrie, la pathologie mammaire, ainsi que la chirurgie réparatrice et reconstructrice.
DEFINITION DE L’EMPLOI/MISSION
Accueillir et informer les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.), et gérer, saisir, ainsi que classer les informations relatives aux dossiers des patients.
IDENTIFICATION DU POSTE
* Lieu d’activité : Sites de Trévenans, Techn’Hom Belfort, et Mittan Montbéliard
* Spécificité du poste : Assistante médico-administrative
* Rattachement hiérarchique :
o Niveau 1 : Secrétaire référente de secteur
o Niveau 2 : Coordinatrice des secrétariats médicaux
o Niveau 3 : Cadre supérieure du Pôle Ville Hôpital
* Relations fonctionnelles :
o Dans le service : Tous ses collègues, personnel médical et soignant, cadres
o Dans l’établissement : Médecins, soignants, autres services médicaux, bureau des admissions, services administratifs, autres établissements de santé, relations avec la ville
CONDITIONS DE TRAVAIL
* Horaires : Travail de 7h30 par jour, coupé ou continu selon les plannings prévus et l’activité du service, avec une amplitude de 7h30 à 18h30 selon les secteurs de consultation.
* Contraintes organisationnelles et relationnelles :
o Possibilité de dépassement d'horaire
o Travail en collaboration avec l’ensemble des collègues dans une équipe importante
o Contact public – Exigence d’un accueil de qualité des patients
o Polyvalence sur différentes tâches et évolution avec le métier
* Matériels et outils utilisés : Outils informatiques et logiciels tels qu’Excel, Word, Outlook, Evoluance, Dict, Lifen, Powerchart, Schapptbook, TRACA, DPP, PTAH, et équipements comme téléphone, scanner, copieurs, fax, intranet.
ACTIVITÉS
* Fonction d’accueil :
o Accueil physique des patients, du public, des professionnels de santé
o Accueil téléphonique du personnel, public, patients, médecins traitants, services administratifs et communications
* Fonction gestion :
o Traitement, classement des dossiers et documents médicaux, tri, diffusion
o Importation des documents dans le DPI par numérisation
o Répondre aux demandes des médecins
o Gestion des consultations externes
o Gestion des examens des patients
* Fonction frappe et informatique :
o Traitement des courriers
o Saisie et mise en forme des documents, rapports, courriers
o Saisie NGAP
o Saisie actes CCAM
o Formalités de prise en charge auprès des caisses (CPAM…)
* Fonction planification :
o Gestion des rendez-vous des agendas des médecins
o Gestion des consultations et des programmations aux blocs opératoires, des patients
* Divers :
o Gestion des fournitures de bureau
o Gestion des fax, des mails
o Élaboration de devis et commande de prothèses mammaires (pharmacie).
CONNAISSANCES REQUISES
* Bureautique : Connaissances opérationnelles
* Codage des actes : Connaissances opérationnelles
* Communication : Connaissances opérationnelles
* Droit des usagers du système de santé : Connaissances opérationnelles
* Organisation et fonctionnement interne de l'établissement : Connaissances opérationnelles
* Réglementation des archives : Connaissances générales
* Secrétariat : Connaissances approfondies
* Vocabulaire médical : Connaissances approfondies
EXIGENCES EN MATIERE DE SECURITE, D’HYGIENE ET DE CONFIDENTIALITE
* Respecter les règles de confidentialité et sécurité des locaux (3)
* Respecter les règles de confidentialité du dossier patient (3)
* Tenue civile correcte et port d’un badge (3)
Évaluation : 0 = néant, 1 = occasionnel, 2 = fréquent, 3 = permanent, 4 = surveillance médicale renforcée
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