Description du poste :
Vos missions principales :
1. Accueil & relation candidats / élèves :
- Assurer l'accueil téléphonique et mail avec professionnalisme et bienveillance
- Qualifier les appels (candidats, élèves, familles, partenaires)
- Gérer les situations sensibles ou exigeantes avec calme, diplomatie et fermeté
- Contribuer activement à l'image haut de gamme et sérieuse de l'organisme
2. Support admissions & commercial :
- Prendre le relais sur les premiers contacts candidats
- Créer, suivre et mettre à jour les dossiers prospects
- Envoyer les dossiers d'inscription, contrats et documents d'information
- Accompagner les candidats et familles dans leurs démarches (financements, prêts, aides.)
- Participer activement au processus d'admission (convocations, confirmations, suivi)
3. Gestion administrative des élèves :
- Constituer, sécuriser et mettre à jour les dossiers élèves (papier & numérique)
- Suivre les pièces obligatoires : certificats médicaux, assurances, documents contractuels
- Gérer les situations spécifiques (mineurs, autorisations, suivi administratif particulier)
- Éditer attestations, certificats de scolarité et documents officiels
4. Organisation des sessions de formation :
- Gérer les inscriptions et réservations aux sessions
- Établir feuilles d'émargement, trombinoscopes et documents de session
- Assurer le lien administratif avec le coordinateur de formation
- Mettre à jour les historiques de participation
5. Suivi pédagogique & qualité - mission centrale :
- Centraliser les évaluations post-formation
- Calculer les moyennes, saisir notes et appréciations
- Produire tableaux de suivi et statistiques pédagogiques
- Préparer les éléments de synthèse pour les débriefings internes
6. Contribution à la démarche Qualité (Qualiopi / RNCP / CFA) :
- Participer activement à la structuration et au suivi des process qualité
- Mettre à jour les documents qualité
- Être un appui administratif clé lors des audits et contrôles
- Appliquer rigoureusement les procédures internes
Description du profil :
Compétences indispensables :
- Excellente organisation et rigueur administrative irréprochable
- Très bonne maîtrise d'Outlook, Excel et Word
- Capacité à structurer, traiter et analyser des données
- Aisance rédactionnelle, orthographe impeccable
- Gestion simultanée de plusieurs dossiers avec méthode
- Sens aigu de la confidentialité et des responsabilités
- Savoir-être attendu
- Excellente présentation et communication professionnelle
- Sens de l'accueil, du service et du cadre
- Capacité à interagir avec des interlocuteurs exigeants
- Calme, diplomatie, assertivité quand nécessaire
- Fiabilité, adaptabilité et esprit d'équipe
- Adhésion aux valeurs d'exigence, de sécurité et de professionnalisme
Ce que nous recherchons avant tout :
- Une assistante administrative structurée, fiable et proactive, capable de tenir un rôle central dans un environnement exigeant, normé et qualitatif.
- Ce poste s'adresse à une personne souhaitant s'inscrire dans la durée, évoluer avec l'organisme et monter en compétences au sein d'une structure reconnue.
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