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Mission du poste
Au sein du siège social d’une structure (type mutualité) comptant une centaine de collaborateurs, l'Office Manager (H/F) garantit un environnement de travail optimal pour l'ensemble des équipes. Le poste comporte une dimension logistique prédominante liée à l'accueil très régulier de grands groupes pour des sessions de formation en interne. Missions principales 1. Logistique événementielle et de formation (Pôle majeur) Piloter de A à Z l'organisation logistique des formations et événements se déroulant au siège. Gérer l'accueil et les flux de grands groupes de visiteurs. Intervenir en amont : aménagement des espaces de formation, gestion des plannings de réservation, commandes (traiteur, matériel, fournitures spécifiques). Assurer le bon déroulement pendant l'événement (réactivité face aux imprévus, assistance technique de premier niveau) et gérer le suivi en aval (remise en état des espaces, bilans logistiques). 2. Gestion des locaux et Services Généraux Veiller au maintien en bon état des locaux du siège social. Piloter la relation avec les prestataires externes : négociation, suivi des contrats et contrôle des interventions (ménage, maintenance, sécurité). Gérer les aspects liés aux baux commerciaux, coordonner les travaux d'aménagement et suivre les réparations courantes. 3. Supervision de l'accueil et de l'administration Superviser le pôle accueil (physique et téléphonique) pour garantir une image irréprochable du siège. Gérer le traitement du courrier, des coursiers et des livraisons. Assurer la gestion de tâches administratives diverses visant à faciliter le fonctionnement global du site. Profil recherché Expérience : Profil justifiant d'une expérience solide en Office Management, Services Généraux ou gestion de site, avec une expertise démontrée dans l'organisation logistique d'événements ou de formations. Compétences techniques : Maîtrise de la gestion de contrats prestataires et du suivi de maintenance de locaux. Qualités personnelles : Rigueur organisationnelle absolue pour gérer des flux importants de personnes. Excellente aisance relationnelle, réactivité et grand sens du service. Capacité à anticiper les besoins et à trouver des solutions rapidement.
