Secrétaire d'accueil (h/f)

En vue de renforcer son équipe d'accueil pour la période estivale, notre association recherche actuellement un(e) secrétaire d'accueil pour un poste à pourvoir en CDD à compter du mois Mai.

Confluence Sociale existe depuis les années 2000, créée par un psychiatre qui avait à cœur d'aider les personnes fragile au-delà de la mission thérapeutique, elle fait partie des 4 associations tutélaires de Loire-Atlantique (CRIFO, UDAF ATIMP), et à la particularité d'accueillir un public souffrant de pathologies psy.

En raison de son origine à orientation psychiatrique, le service, dès sa création, a pris en charge des usagers ayant une problématique psychiatrique.

I - DESCRIPTION DU POSTE
- Accueillir le public se présentant à l'association en veillant à ce que chacun puisse attendre dans de bonnes conditions
- Répondre aux appels téléphoniques arrivant au standard ( 150 à 200 appels / jour)
- tri et indexation du courrier

Positionnement du poste dans l'organisation du Service PJM :
- Sous l'autorité de la direction et de la Responsable RH, il/elle assure les tâches administratives en lien avec l'accueil du public de l'association.

II - MISSIONS ET ATTRIBUTIONS
1- Accueil et visites
- Participe aux missions d'accueil de l'Association, (tri courriers, accueil physique et téléphonique du public)
- Veille au bon déroulement des visites pouvant poser des problèmes de sécurité
2- Administratif
- Collabore au développement de l'environnement administratif de la personne protégée en étant déployée sur des missions ponctuelles : Archivage ; CRG ; Révision d'outils.
- Procède en lien avec les secrétaires à la GED et l'indexation des documents de la vie courante des majeurs
- Procède en lien avec les comptables à la GED et l'indexation des documents comptables.

3- Organisation du service :
- Participe aux réunions des Services Accueil, Comptabilité et Administrative pour tout sujet concernant ses missions
- En cas d'absence de son binôme assure la suppléance
- Informe la direction de tout dysfonctionnement constaté

4- Représentation du service :
- Participe à l'accueil des intervenants extérieurs et au premier niveau d'information ou de représentation du Service.

III - COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES
- Organisation, méthode, sens des priorités, capacités rédactionnelles
- Vigilance, respect de la réglementation et des instructions données
- Esprit d'initiative et sens du compte-rendu
- Disponibilité et réactivité
Cette liste n'est pas exhaustive et pourra être amendée en fonction des besoins de Confluence Sociale.

- Contrat : 35h du lundi au vendredi
- 2150 € BRUT mensuel
- Horaires : (8h30-12h / 13h30 -16h45)
- 50% prime de transport (transports en commun)
- Restaurant d'entreprise prise en charge employeur à hauteur de 70%