Agent d’accueil — h/f

Agent d’accueil — H/F Agent d’accueil MISSIONS Les principales missions de l’agent d’accueil sont les suivantes : - Assurer l’accueil physique et téléphonique, - Assurer la liaison avec le service facturation, - Participer au recueil de la satisfaction des usagers et à la gestion des risques, - Suivre les campagnes de Santé Publique suivant un calendrier défini - Réceptionner les livraisons pharmaceutiques en cas de fermeture de la PUI (par délégation du Pharmacien gérant de l’établissement). ACTIVITES PRINCIPALES Les actions principales qui découlent de chacune de ces missions sont les suivantes : Assurer l’accueil physique et téléphonique • Orienter les visiteurs et les appels extérieurs au service concerné, encourager l’utilisation de l’appel, de la visio-conférence, du courrier ou du courriel selon les circonstances et les préférences des services concernés ; • Transmettre les informations données au secrétariat au service concerné selon la situation en évaluant le degré d’urgence et d’importance de la transmission ; • Assurer la gestion courante et la traçabilité des courriers et courriels entrants et sortants de l’établissement et des usagers ; • Relever les documents transmis dans la boîte aux lettres de l’accueil ; • Répartir les courriers et factures dans les bannettes des chefs de service ou des professionnels concernés ; • Rappel des recommandations de bonne pratique avant l’entrée dans l’hôpital (lavage des mains, port du masque) ; • Maintenir en bon ordre l’espace de travail du secrétariat (préparer les messages d’absence du secrétariat, apposer les affiches obligatoires sur instructions de la Direction, vérification de la fermeture de la porte principale et des armoires à chaque éloignement du poste de travail, fermeture du rideau intérieur et du portail extérieur à chaque fermeture du service, alimentation du photocopieur en feuilles de papier…) ; • Mettre à jour et imprimer les étiquettes repas en cas d’absence du responsable de cette tâche ; • Signaler au service de la maintenance toute anomalie technique avec le système téléphonique et les DECT des soignants ; • Tenir à jour le répertoire téléphonique de l’établissement (numéros internes et externes) et des patients (enregistrement des chambres sur le standard). Assurer la liaison avec le service facturation • Distribuer les factures dans les chambres ; • Ouvrir et fermer les lignes téléphoniques des patients ; • Accuser réception des paiements par chèque, CB, virement et en espèces, acquitter les facturations associées à la demande des payeurs, sensibiliser à la correcte inscription de l’ordre à payer sur le chèque reçu ; • Préparer les chèques pour soumettre l’endossement par le PSR conformément à la réglementation en vigueur ; • Préparer la navette comptabilité à l’aide du bordereau de transmission pour le PSR Grand-Est, s’assurer que le bon à payer a bien été apposé sur les factures fournisseurs et que celles-ci ont été signées par la direction ; • Transmettre la caisse de façon hebdomadaire en collaboration avec la secrétaire de direction et le PSR Grand-Est ; • Réceptionner les règlements destinés à la coiffeuse et les mettre dans la caisse réservée à cet effet. Participer au recueil de la satisfaction des usagers • Sensibiliser les patients au retour du questionnaire de satisfaction ; • Connaître le nom des RU (représentants des usagers) de l’établissement ; • Sensibiliser les usagers / proches à l’enquête de satisfaction e-Satis o Informer les patients de la réception prochaine d’un questionnaire e-Satis par email après leur sortie ; o Expliquer brièvement l’objectif de l’enquête (amélioration de la qualité, anonymat, durée courte, etc.) • Transmettre mensuellement le tableau de bord des adresses mails des patients à la référente qualité (e-satis). Suivre les campagnes de Santé Publique suivant un calendrier défini • Mettre en place et suivre dans l’établissement les affichages des campagnes de Santé Publique (Sites de la FEHAP et/ou de Santé Publique France) ; • Gérer les présentoirs de l’établissement. Gestion des risques • Connaître les modalités d’une plainte / réclamation ; • Connaître les modalités d’accès aux différents cultes ; • Connaître les procédures de gestion de crise pour orienter les patients et les professionnels ; • Réaliser mensuellement le suivi des identités des patients entrés en hospitalisation complète et en HDJ. Cette liste ne saurait être exhaustive et est amenée à évoluer avec le temps. VOLUME HORAIRE Temps plein, 35h LIEUX D’EXECUTION DU TRAVAIL L’agent d’accueil sera amené(e) à travailler sur le site de l’hôpital Sainte-Marthe à Epernay (51), et sur le site de l’EHPAD d’Ay (51) distant de quelques kilomètres. Le planning des heures d’accueil, sur chacun des sites, sera à déterminer en fonction des nécessités propres à chaque établissement. L’agent d’accueil sera amené(e) à assurer l’accueil du samedi à l’hôpital Sainte-Marthe, suivant une fréquence des horaires à déterminer. COMPETENCES REQUISES Les compétences requises pour ce poste sont notamment : - Bonne présentation, Sens de la communication - Calme et délicatesse dans les relations avec les familles, - Rigueur et capacité d’organisation, - Réactivité et disponibilité, - Maîtrise d’Outlook et de Word en priorité, - Respect de la confidentialité et devoir de discrétion. RESPONSABLE HIERARCHIQUE & RELATIONS PROFESSIONNELLES Le / la secrétaire admission et facturation est sous la responsabilité de la responsable administratif. CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE L’agent sera amené à suivre des formations pour gagner en compétences et efficacité ESMR Ste Marthe Vivre et devenir soignent et accompagne plus de 5 200 personnes - Emploie 2 200 professionnels - Gère plus de 80 établissements, services et dispositifs innovants - Assure une présence dans 7 régions : Normandie, Île-de-France, PACA, Grand Est, Nouvelle Aquitaine, Bourgogne-Franche-Comté et Centre Val-de-Loire. L’établissement hospitalier de soins de suite et de réadaptation (EHSSR) Sainte-Marthe est situé à Epernay, dans la Marne. Situé dans un ancien Carmel, il est entouré d’un parc arboré et fleuri. Il offre à ses patients un cadre de vie agréable. L’action de Sainte Marthe vise à répondre aux nécessités de soins et / ou de surveillance médicale qui ne peuvent être assurées au domicile du patient, pendant une période limitée sur la base d’un projet individualisé, établi à partir d’un bilan global des problèmes médicaux, psychologiques, paramédicaux et sociaux du patient. Son action vise à ré-autonomiser le patient, dans un objectif de retour au domicile ou au substitut du domicile, après stabilisation de son état. Le service d’hôpital de jour de L’EHSSR Sainte Marthe accueille les patients dont la nécessité est une prise en charge rééducative ou ré adaptative pluridisciplinaire. L’EHSSR Sainte-Marthe prend en charge des patients de soins de suite, de réadaptation gériatrique, des patients poly-pathologiques, dépendants et présentant parfois des troubles cognitifs, sous traitements de chimiothérapie et/ou de radiothérapie dans un contexte curatif ou palliatif en hospitalisation complète comme en hospitalisation de jour. L’établissement dispose de 60 lits d’hospitalisation complète et de 8 places d’hospitalisation de jour. L’hospitalisation complète en soins de suite et réadaptation affections de la personne âgée poly pathologique, dépendante ou à risque de dépendance : La population gériatrique accueillie forme 2 grandes catégories de patients, les suites de chirurgies et les suites de pathologies chroniques et oncologiques pour lesquelles le retour à domicile ne peut être envisagé en raison de la forte médicalisation de la prise en charge. L’hospitalisation de jour en soins de suite et réadaptation spécialisés adultes et polyvalent et gériatrique est une structure alternative à l’hospitalisation complète. Le service est spécialisé dans la prise en charge de rééducation et de réadaptation du patient âgé. Son objectif est de ré-autonomiser les patients fragilisés, de promouvoir une réadaptation visant le maintien à domicile du sujet âgé. Les patients accueillis au sein de la structure d’hospitalisation de jour bénéficient d’une évaluation pluridisciplinaire et de l’élaboration d’un projet thérapeutique personnalisé visant la réhabilitation des aptitudes physiques, cognitives, psycho-sociales et affectives. https://www.vivre-devenir.fr/etablissements/etablissement-hospitalier-de-soins-de-suite-de-readaptation-ehssr-sainte-marthe/ Épernay Agent d'accueil Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus) CDI Hôtesse d'accueil