CONTEXTEAssister la directrice et l’équipe Pôle Matières dans la gestion quotidienne, le suivi des activités de développement et contribuer au maillage et l’animation de l’équipe. MISSIONS1/ Coordination administrative et événementielle : Organisation des différents évènements (réunions, séminaires, célébrations) et visites clients/internes (organisation, accueil, pauses, déjeuners) Réservations des voyages & des hôtels Aide à la gestion des notes de frais Gestion des agendas et coordination des réunions avec l’ensemble de l’équipe et des assistantes HMS / HCP / HI / HTH Suivi budgétaire, création des comptes fournisseurs, facturation, création des bons de commandes et suivi réception 2/ Communication : Rédaction et mise en forme de présentations PPT et tout autre type de support documentaire (sous accord de confidentialité) Prise de notes et réalisation des comptes-rendus de réunions Partage d’informations collectives (bâtiment, logistique, Préparation de l’arrivée administrative des nouveaux membres de l’équipe. 3/ Tâches annexes & Office management : Gestion de l’enregistrement et de l’archivage des documents contractuels de l’équipe Lien avec les partenaires, prestataires, fournisseurs pour les commandes, réceptions et signature de devis, BdC, etc.. En charge de la logistique d’équipe (gestion espaces de vie, fournitures, matériel, équipements, rangement des documents collectifs) - Commande des fournitures Commande du matériel informatique & badges auprès de la sécurité pour les nouveaux arrivés Interface avec les services généraux PROFIL- Formation type Bac+3 en assistanat (ex-licence GEA …) ou équivalent.- Confidentialité et discrétion. Excellent sens relationnel, fluidité et justesse.- Esprit d'équipe et bonne humeur.- Rigueur et fiabilité- Sens de l'initiative et autonomie, adaptabilité et souplesse- Sens du service, envie de participer et proactivité- Sens de l'organisation, respect des délais- Très bonne maîtrise du pack office : Word, Excel, Powerpoint Employeur responsable, nous nous engageons dans l’éthique, les diversités et l’inclusion, rejoignez l’aventure humaine d’Hermès !
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