À propos de nous
Vous souhaitez mettre vos compétences administratives et votre rigueur au service du bon fonctionnement d’un hôpital public ?
Rejoignez le GROUPE HOSPITALIER RANCE EMERAUDE et participez aux missions de service public qui permettent à nos établissements d’assurer la prise en charge de proximité, l’accès aux services d’urgences et à l’ensemble des disciplines de médecine, chirurgie, obstétrique, réadaptation, santé mentale et gériatrie.
Mission
Le GHRE recrute une Assistante de direction (H/F) à temps plein pour assurer des missions de secrétariat et d’assistanat sur le site hospitalier de Saint-Malo :
* 50 % auprès de la Directrice en charge de la coordination des projets
* 50 % auprès du Directeur / de la Directrice en charge des parcours et de l’ordonnancement.
Vous organisez le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques. Vous anticipez et assurez la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions…). Vous gérez divers dossiers en lien avec les Directions fonctionnelles du GHRE.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Gestion administrative et organisationnelle
* Gestion et tenue des agendas électroniques : planification des rendez-vous, coordination et organisation de réunions
* Gestion des e-mails : réception, tri, transmission et suivi des messages
* Accueil physique et accueil téléphonique des interlocuteurs internes et externes
* Rédaction, mise en forme et suivi des documents : courriers, rapports, tableaux, présentations
* Traitement du courrier entrant et des dossiers : enregistrement, tri, diffusion, archivage.
Organisation des réunions et évènements
* Préparation logistique et administrative des réunions, instances, visites et évènements : réservation des salles, convocations, feuilles d’émargement, supports de compte rendu, gestion des accès, suivi matériel, etc…
* Prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus auprès des participants
* Gestion des instances et des réunions spécifiques : Comité Projet, Comité Parcours => Préparation de l’ordre du jour, centralisation et envoi des documents réglementaires, organisation logistique, enregistrement vocal, préparation des supports projetés.
Contribution aux projets transversaux
* Collaboration avec les directions fonctionnelles pour fluidifier le suivi de dossiers et garantir la cohérence des actions.
ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL
Contrat : CDD de 3 mois pouvant évoluer sur un contrat pérenne ; ou mutation ; ou détachement.
Grade : Adjoint des cadres hospitaliers - Catégorie B
Lieu de travail : Site hospitalier de SAINT-MALO (35). Déplacements ponctuels sur le site hospitalier de DINAN (22).
Temps de travail : forfait cadre de 39 heures hebdomadaire avec 20 jours de RTT/an.
Profil
Formation
Bac minimum ; Bac + 2 souhaité dans le domaine de l’assistanat, de la bureautique, de l’administratif.
Savoir faire
* Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Publisher, internet, intranet, Outlook…) et les nouvelles technologies d’information et de communication
* Savoir organiser des visioconférences
* Connaître l’organisation et le fonctionnement d’un établissement public de santé, notamment en ce qui concerne les instances
* Savoir filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques
* Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu, procès-verbal, dossier...) dans le respect indispensable de l’orthographe et de la grammaire
* Organiser et prioriser les activités de secrétariat quant aux différentes informations et aux dossiers
* S’exprimer aisément et assurer un accueil de qualité vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés : autorités administratives externes, usagers, directeurs, secrétaires de direction et personnels du GHRE
* Identifier un problème et savoir en rendre compte
* Prendre des initiatives adaptées.
Savoir être
* Capacité d’adaptation pour travailler avec différents interlocuteurs (Directeurs, Praticiens, ARS…)
* Discrétion et respect du secret professionnel
* Disponibilité
* Rigueur, organisation et méthode, esprit de synthèse
* Polyvalence et efficacité
* Sens du contact et du dialogue : écoute, diplomatie.
Poste ouvert à tous et aux personnes en situation de handicap.
Retrouvez toutes nos offres d’emploi et postulez directement sur le site gh-re.nous-recrutons.fr
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