Secrétaire médicale/ agent d'accueil administratif à l'accueil des urgences (h/f)

RESPONSABILITÉS :

1 MISSIONS PRINCIPALES
- Accueil administratif physique des patients autonomes (entrée piétons et des patients transportés par un tiers (entrée Sas Ambulances) en collaboration étroite avec l'infirmière d'accueil et d'orientation ;
- Gestion des appels téléphoniques des urgences ;
- Accueil des patients et des familles présentes dans la salle d'attente
- Enregistrement informatique dès l'arrivée, dans le strict respect des consignes d'identito-vigilance
- Constitution du dossier administratif à l'arrivée du patient dans la GAM et le DPI
- Numérisation et enregistrement des pièces administratives
- Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient

ACTIVITÉS
I] Accueil – Information – Orientation - Communication
-Gestion de l'accueil téléphonique et physique des personnes et leur orientation (patients hospitalisés ou consultants externes, familles, autres professionnels de santé ...)
-Réception et transmission des messages
-Communication d'informations au sein de l'équipe
-Assure le lien et facilite les échanges entre le patient, son entourage et les différents intervenants
-Travaille en complémentarité avec tous les professionnels auprès des patients
II] Préparation – Suivi - Classement – Archivage du dossier patient
-Gestion sécurisée de l'information médicale du dossier patient
-Préparation du dossier médical du patient pour les consultations, les hospitalisations
-Classement des résultats d'examens en cours de séjour et après la sortie
-Préparation des documents administratifs (certificats médicaux, ordonnances, prescriptions médicales de transports) des hospitalisés et consultants externes et mise à la signature du médecin
-Gestion du courrier : mise en forme (dictée reconnaissance vocale), saisie, envoi, classement
RELATIONS FONCTIONNELLES
· Médecins
· Cadres de santé
· Équipe de soins du service et des autres services du Centre Hospitalier
· Tous les services assurant ou participant au circuit de la prise en charge du patient (DIM, services administratifs et financiers, Direction, DSSI, DRH, service social ...)
· Secrétariats des autres services
RELATIONS HIERARCHIQUES
· AAH, responsable des secrétariats médicaux
· Directeur des Finances et SI
· Directeur des Ressources Humaines
· Directeur
CONDITIONS D'EXERCICE
Horaires 12h : 8h30-20h30
1 WE / 5 : 10h-20h
Horaires en fonction de l'organisation du service

PROFIL RECHERCHÉ :

SAVOIR-FAIRE
· Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
· Définir / Adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système documentaire
· Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des consultations
· Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
· Identifier, analyse, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
· Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
· Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
· S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
· Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
· Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
· Utiliser les outils bureautiques, les NTIC et les logiciels métiers
· Application stricte des consignes d'identification

SAVOIR-ETRE
· Qualité d'écoute et d'accueil (sens du contact, amabilité, diplomatie)
· Discrétion
· Capacité d'organisation, de méthode et de gestion des priorités
· Esprit d'analyse, de synthèse et d'initiative
· Sens du travail en équipe
· Capacité d'adaptation
· Conscience et rigueur professionnelle
· Disponibilité
· Dynamisme
· Respect du secret médical, de la confidentialité

CONNAISSANCES REQUISES
· Bureautique
· Orthographe / grammaire / syntaxe
· Communication
· Droits des usagers du système de santé
· Organisation et fonctionnement des établissements de santé
· Réglementation des archives
· Vocabulaire médical