Assistant du service charges h/f

Au sein de la Direction de la gestion locative et du recouvrement et sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du service charges, l'assistant(e) du service charges apporte un appui transversal aux gestionnaires charges sur l'ensemble de leurs missions, en participant à la mise en oeuvre et au suivi des activités du service.

A ce titre, vous aurez pour missions :

Gestion et organisation de l'activité :

- Constituer et instruire les dossiers de charges, en réponse aux sollicitations des amicales, des locataires et des directions de proximité
- Participer à l'établissement de la refacturation des prestations auprès des copropriétés, en assurant la collecte et le suivi des éléments nécessaires. Assurer, en lien avec la direction des copropriétés, la récupération des pièces justificatives (factures) en amont des AG/AFUL/ASL, afin de permettre la justification de la refacturation auprès des locataires.
- Collecter et intégrer les relevés individuels de charges des copropriétés, notamment les données relatives aux consommations d'eau et de calories, à l'issue de chaque AG.
- Préparer et actualiser les tableaux de bord d'activité du service charges, notamment pour le suivi des réclamations et de l'état d'avancement des régularisations de charges.
- Contribuer à la préparation des supports et présentations à destination des services internes.
- Participer, en appui aux gestionnaires charges, au contrôle des dépenses récupérables.
- Contribuer à l'élaboration et à la mise à jour en temps réel du planning des régularisations de charges.
- Assurer un premier niveau de réponse aux sollicitations des directions de proximité et des services internes.
- Préparer, en lien avec les gestionnaires charges et sous la responsabilité du responsable de service, les projets de réponse aux courriers et réclamations
- Assurer les relances auprès des services contributeurs lorsque des réponses ou éléments sont attendus.