Afin de compléter notre équipe, nous sommes à la recherche d'un(e) secrétaire polyvalent(e), dont les missions seront les suivantes:
Secrétariat :
- Permanence téléphonique : accueil téléphonique, gestion des agendas des médiateurs en lien avec eux.
- Maîtrise du logiciel de saisie des dossiers et des données fournies par les médiateurs, production et gestion des statistiques
- Suivi et achat des fournitures de bureau
- Classement et archivage
- Administration du courrier en lien avec les postes de chacun
- Administration des ordonnances JAF, répartition, envoi des courriers
- gestion du site internet
- Maitrise de la bureautique
Secrétariat de direction :
- Suivi de la comptabilité: paiement, saisie, classement des factures d'achat et des notes de frais, suivi des factures de vente, création et suivi d'outils analytiques en collaboration avec les directeurs.
- Remises en banque
- Suivi des dossiers formations, mutuelle, médecine du travail.
- Classement des notifications, suivi et classement des conventions partenaires.
- Participation aux réunions d'équipe, à l'assemblée générale de l'association et rédaction-communication des comptes-rendus
- Prise en charge administrative de la vie associative : listing adhérents, suivi des adhésions, convocations aux AG, rédaction des PV d'AG, mailing liste.
- Constitution des dossiers de subvention à partir des documents fournis par les directeurs.
- Savoir gérer les outils de secrétariat: les téléphones, les logiciels, les ordinateurs (PC, Mac, Linux) et être en capacité d'améliorer ces outils pour augmenter la qualité de travail de toutes les salariées.
Profil : avoir l'esprit créatif pour faciliter les conditions de travail de tous, intégrer l'esprit « médiation », partager les valeurs de l'association et s'y impliquer, avoir un abord très avenant, bien maîtriser les outils informatiques, être autonome, adaptable dans son travail et en capacité de prendre des initiatives.Respect de la confidentialité et rigueur dans le travail.
Expérience ou formation en secrétariat exigée
************* CV+ Lettre de motivation personnalisée exigée - pas de lettre : candidature rejetée *************
0,63 ETP soit 22h par semaine, 9h-13h du lundi au vendredi + 2h par semaine à définir.
18 € brut de l'heure.
Fin des candidatures le 6 mai à midi. Entretiens le 17 mai.
Candidatez dès à présent!
Experience: 6 Mois - sur poste similaire
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planifier des rendez-vous,Classer des documents,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données,notions de comptabilité,maîtrise de la bureautique,Maîtrise de l'accueil téléphonique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
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