Assistant-e formation en cdd (h/f)

Passag/e/s, organisme de formation national créé par le Mouvement des Régies en 2012, spécialisé dans l'Economie Sociale Et Solidaire et plus spécifiquement l'Insertion par l'Activité Economique (IAE), recrute un-e assistant-e formation à temps plein en CDD, en remplacement d'un congé maternité. Pendant ce CDD, un audit de certification Qualiopi se déroulera.

L'assistant-e formation sera chargé-e d'organiser, réaliser et suivre le travail administratif lié à l'activité de l'organisme de formation. Il-elle sera sous la hiérarchie de Délégation Générale du Mouvement des Régies. Il-elle intègrera une équipe composée de 3 personnes (avec un formateur permanent et coordinateur du CQP, un chargé de formation), travaillant avec un réseau d'intervenants extérieurs d'une trentaine de personnes.

PROFIL RECHERCHE :
Formation minimum de niveau 5 (BTS, DUT., Licence professionnelle)
Au moins 3 ans d'expérience professionnelle
- Avoir un sens de l'organisation et d'autonomie pour gérer différents dossiers/projets simultanément ;
- Excellente maîtrise des traitements de texte ; maitrise d'Excel et connaissance de PowerPoint ;
- Très bonne communication et expression orale ;
- Très bon sens relationnel ;
- Bonne capacité de rédaction et synthèse ;
- Bon esprit d'analyse ;
- Aisance avec les chiffres
- Une connaissance et une expérience dans le secteur de la formation (et de qualiopi) est un atout.
- Une expérience et/ou maîtrise de l'outil GESCOF serait un plus
- Connaissance de l'ESS serait également un plus.

Poste à pourvoir le 18 août.

Tickets restaurant pris en charge à 60% + Mutuelle + indemnités transport (50% Pass Navigo).

DETAIL DES MISSIONS :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
o Accueil, renseignement, traitement de tout type de demande
o Gestion et orientation des appels et mails entrants
o Diffusion de documents de présentation et d'information
o Gestion administrative des outils de communication (newsletter, LinkedIn.)

- Organiser et gérer le suivi administratif et logistique des actions de formation
o Elaboration des conventions de formation, CPS, bulletin d'accueil, synthèse évaluation...
o Réalisation des travaux de reprographies et envoi de documents pédagogiques
o Organisation et gestion du planning des salles en interne
o Recherche et location de salles et organisation des modalités de restauration des actions de formations (National)

- Suivi administratif et gestion de base des données en accord avec le cadre de la démarche qualité
o Contrôle et tenue des dossiers des sessions de formation
o Alimentation des données pour la production d'indicateurs de suivi d'activités et données clients sur le logiciel de l'organisme de formation et les tableaux de bord
o Réception, enregistrement et traitement du courrier
o Classement et archivage de la documentation
o Proposition d'amélioration des outils existants et formalisation de procédures dans le cadre de la démarche qualité

- Contribue à la gestion et au suivi financier des actions de formation (facturation, relance.)
o Contrôle, validation et mise en paiement des factures
o Appui aux relances des factures non payées

- Missions transversales
o Participation à la vie collective de l'organisme de formation (réunion d'équipe, événementiel, Team building.)
o La personne sera formée au logiciel de gestion utilisé par l'organisme de formation, GESCOF.