Adjoint(e) administratif(ve)

This a Full Remote job, the offer is available from: Canada

Sommaire du poste:
L’adjoint administratif seconde l’ensemble du personnel dans l’exécution de tâches reliées à la réception, au service à la clientèle et au suivi administratifs des opérations. Son travail s’effectue tout en respectant les procédures et politiques d’ACE Services Mécaniques. Il adhère à la vision, à la mission et aux valeurs de l’entreprise.

Principales responsabilités:
1. Comptabilisation des feuilles de temps
a. Faire la saisie des feuilles de temps au système;
i. Effectuer la saisie des heures travaillées pour chaque employé dans le bon de travail (BT) correspondant;
ii. Effectuer la saisie des pièces et des consommables d’opérations figurant sur les feuilles de temps;
b. Préparer les feuilles de temps pour la paie;
c. Numériser les feuilles de temps dans le système Maestro.
2. Préparer les factures
a. Aider à préparer les dossiers de facturation, classer les bons de travail et assurer leur conformité;
b. Effectuer la facturation au comptoir pour les opérations courantes.
3. Tâches administratives
a. Préparer, saisir, réviser/corriger et relire des documents, des manuels, des publicités, des communiqués, etc.
b. Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
c. Fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur;
d. Accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l’employeur ou la personne compétente (Service à la clientèle).
4. Gestion des comptes
a. Mettre à jour les données concernant les comptes fournisseurs;
b. Faire le classement des dossiers fournisseurs.
5. Autres tâches connexes
a. Assurer un support à l’équipe d’administration et de comptabilité dépendant des besoins;
b. Faire l’entrée de données au système;
c. Classer et numériser les documents, la correspondance et autres informations;
d. Exécuter toutes autres tâches connexes.

Exigences du poste:
▪ Détenir un diplôme d’études professionnel (DEP) en comptabilité, secrétariat ou autre;
▪ Avoir un minimum de 1 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire;
▪ Maîtriser la suite office, Excel intermédiaire;
▪ Être rapide au niveau de l’entrée de données;
▪ Être méthodique et structuré pour effectuer les suivis des approbations;
▪ Être proactif;
▪ Avoir de bonnes aptitudes à la communication et au travail d'équipe;
▪ Capacité à gérer le stress et à travailler sous pression;
▪ Bonne capacité d'analyse et de résolution de problème;
▪ Sens de l'organisation, minutie, et du souci des détails;
▪ Sens des priorités, initiative et autonomie;
▪ Avoir une approche client impeccable;
▪ Détenir un permis de conduire valide au Québec;
▪ Avoir une bonne capacité de concentration;
▪ L’expérience en multi compagnies et la connaissance du logiciel Maestro sont des atouts importants.

Conditions de travail:
▪ Temps plein – permanent; L’horaire est à déterminer selon les besoins du candidat et de l’entreprise.
▪ Gamme complète d’assurances collectives comprenant soins médicaux et dentaires payées à 50% par l’employeur après 3 mois de service continu;
▪ Programme de REER disponible dès l’embauche, l’employeur y cotise après un an de service continu;
▪ Défis quotidiens, opportunité de développement de carrière à court, moyen et long terme selon les ambitions de l’employé.


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