AGL (Africa Global Logistics) est l'opérateur logistique multimodal (portuaire, logistique, maritime et ferroviaire) de référence en Afrique. L'entreprise fait désormais partie du Groupe MSC, compagnie maritime et logistique de premier plan.
Grâce à son expertise développée depuis plus d'un siècle et à plus de 23 000 collaborateurs mobilisés dans 49 pays, AGL fournit à ses clients africains et mondiaux des solutions logistiques globales, sur mesure et innovantes, avec l'ambition de contribuer de façon durable aux transformations de l'Afrique. AGL est aussi présente en Haïti et au Timor.
Vous souhaitez vivre une expérience enrichissante dans un environnement international ? Avoir de l'impact dans une entreprise qui met l'Afrique au coeur de son projet ?
Rejoignez AGL, l'opérateur de logistique multimodal de référence sur le continent africain ! Au sein de la Direction des Systèmes d'Information et sous l'autorité du Responsable du Pôle Admin et Contrats, vous intégrez l'équipe de gestion administrative de la DSI d'Africa Global Logistics qui compte 4 personnes.
La Direction des Systèmes d'Information d'Africa Global Logistics, basée au Siège à Puteaux compte 380 personnes : 210 en central (internes et externes) ; 140 personnes en Côte d'Ivoire et 30 personnes en Afrique du Sud.
Elle intègre et délivre ses services pour 20 000 collaborateurs basés dans 47 pays, au travers d'une centaine d'applications supportés par plusieurs centaines de contrats qui vont l'objet d'un volume de
Vous êtes supportés dans le cadre de ces missions par un Responsable Administratif qui garantit la conformité juridique et vous donne les guides opérationnelles à suivre pour maintenir cette conformité.
Vos activités s'articuleront notamment autour des missions suivantes :
- Accompagnement des membres de la DSI sur les tâches administratives
- Tenue du tableau de suivi budgétaire
- Traitements des demandes d'engagements via le SharePoint
Vérification par le tableau budgétaire
Génération du n° de de bon de commande via le tableau pour sa préparation
Rassemblement de l'ensemble des pièces pour signature via Docusign
Insertion du bon de commande dans la base de données des contrats (AscensCare) en particulier pour les maintenances, licences, acquisitions et frais généraux une fois la signature faite par la DAF.
Mise à jour du SharePoint (pointage des étapes réalisées) ; entre 10 à 20 demandes par semaine.
- Suivi de commandes / matériels
- Etablissement des DACS sur l'outil Diane.
- Suivi des renouvellements de licences, maintenances, hébergement pour les pays d'Afrique (25 pays) :
Mise en place d'un tableau de suivi
Prise de contact avec le fournisseur pour les demandes de devis et factures pro-forma pour envoi aux entités
Veillement du règlement auprès des fournisseurs par le pays
- Mise à jour de la base de données contrat
- Suivi de facturation avec l'outil P2P (volume de 150 factures par mois)
Vérification du tableau de suivi
Vérification de leur imputation, du projet travaillé (code solution)
Vérification de leurs justificatifs et demande de compléments auprès du manager ou du fournisseur
- Facturation fournisseur partie Afrique (volume de 33 pays, 300K/an, volume 150 factures)
Vérification du tableau de suivi des pays africains puis relances
Mise à jour du tableau de suivi
- Aide au recensement et à la certification des fournisseur (E-attestations)
Relances
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