Chargé.e des réclamations h/f (h/f)

Mission principale
Vous apportez une réponse efficace et rapide aux réclamations des locataires, qu'elles soient liées à un problème technique ou qu'elles relèvent des conditions de vie locative. Vous veillez au suivi de ces dernières, tout en maintenant un bon niveau de communication avec l'ensemble des membres du pôle afin de contribuer à son bon fonctionnement.

Activités
- Réception des réclamations (téléphoniques, physiques, écrites) ;
- Apporter les réponses et les solutions les plus adaptées aux demandes formulées ;
- Création, suivi et clôture de Fiches d'Intervention, Fiches de Demande de Travaux, Bons de Travaux, transmission de ces derniers aux équipes compétentes et les clôturer après s'être assuré de leur bonne exécution ;
- Rédaction de courriers et de notes d'information ou de rappel (externes mais aussi internes à l'Office) : locataires, élus, partenaires, entreprises... ;
- Rédaction de demandes d'enquêtes, saisie des rapports des employés du pôle Proximité et exploitation ;
- Préparation et envoi de mailing ;
- Réalisation de tableaux de bord, suivi et actualisation de ces derniers ;
- Réalisation de recherches relatives à des réclamations particulières et restitution de celles-ci dans un document clair et synthétique ;
- Renseigner les fiches de demandes de renseignements émanant de la DLIS dans le cadre de dossiers de demande de mutation ;
- Constituer des dossiers de demandes d'aménagement spécifique et assurer le suivi administratif de ces derniers ;
- Etablir la facturation des réparations locatives conjointement avec le Pôle Comptable et Financier ;
- Gérer la partie administrative des sinistres de faible importance en collaboration avec le gestionnaire technique ou le technicien en charge du traitement technique de ces derniers ;
- Assurer le suivi et la gestion des aménagements spécifiques,
- Rendre visite aux Grands Séniors pour recueillir leurs doléances OU Seconder, en cas d'absence la personne chargée du suivi de la Charte Grands Séniors,
- Participer à l'enregistrement du courrier « arrivé » et « départ » du Pôle en cas d'absence de la secrétaire, ainsi qu'au classement et archivage avec les autres membres de l'équipe ;