Assistant(e) du président, de la vice-présidente et du secrétaire général - cabinet de la cnccfp

Vos missions en quelques mots Placé(e) sous l’autorité de la cheffe de cabinet, le/la titulaire du poste sera amené(e) à réaliser les différentes tâches administratives et transverses confiées au cabinet : Au titre des missions du secrétariat particulier : - organiser le secrétariat particulier du président, de la vice-présidente et du secrétaire général de la Commission (filtrage téléphonique, tenue des agendas, frappe et/ou mise en forme de correspondances, organisation de réunions, mise en relation avec les interlocuteurs téléphoniques en fonction des demandes, accueil des visiteurs ayant rendez-vous avec les trois autorités précitées, classement et archivage des dossiers, etc…), ainsi que celui de certaines réunions à la demande de ces autorités ; - affecter les courriers enregistrés dans la GED destinés au président et contrôler leur bon enregistrement. Au titre des missions du cabinet : - dans un souci de continuité du service, assurer l’intérim du secrétariat du cabinet ; - vérifier la bonne mise en place des procédures et de leur mise en œuvre ; - vérifier la bonne indexation des documents dans la GED ; - contribuer à la mise en forme des documents produits par la Commission ; - durant la période de contrôle des comptes de campagne, suivre scrupuleusement avec pointage bi-quotidien les entrées et sorties du circuit des parapheurs ; - participer à l’organisation d’évènements, en lien avec le service communication ; - participer à l’accueil des visiteurs extérieurs de la Commission ; - suivre la gestion des fournitures de la Commission. Par ailleurs, le/ la titulaire du poste sera amené(e) à réaliser toute tâche nécessaire au bon fonctionnement de la Commission en contribuant, selon les besoins des services, à leurs travaux. Compétences attendues Compétences mobilisées : - Connaissance de la procédure et de l'organisation administratives ; - Circuits administratifs ; - Outils bureautiques : Word, Excel, Outlook ; - Gestion électronique des documents ; - Pratique du secrétariat. Savoir-faire : - Maîtriser les techniques du secrétariat : normes dactylographiques, accueil physique et téléphonique, règles de classement, d'archivage… ; - Travailler en équipe et sens du relationnel ; - Alimenter les tableaux de bord et statistiques ; - Capacité à rendre compte ; - Aptitude à anticiper et à travailler dans l'urgence. Savoir-être : - Discrétion absolue ; - Sens de l'organisation et de la méthode ; - Sens des relations humaines, courtoisie ; - Sens du service public, loyauté ; - Rigueur, disponibilité. Localisation Localisation : 31-35 rue de la Fédération 75015 PARIS Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire