Description
Présentation du service d’affectation
GCS GAPM Groupement Audois De Prestations Mutualisées
Le Groupement Audois de Prestations Mutualisées (GAPM) est un Groupement de Coopération Sanitaire, de droit public.
Il assure des prestations intellectuelles et matérielles logistiques (ravitaillement en produits hôteliers, confection de repas, traitement du linge…) et pharmaceutiques (médicaments, dispositifs médicaux) pour 36 établissements sanitaires, médico-sociaux et sociaux du département de l’Aude (pour l’essentiel).
Le chiffre d’affaire annuel s’élève en moyenne à 50M€.
Nés d’un choix de coopération de plusieurs établissements de santé de l’Aude, situés à proximité de Centre Hospitalier de Carcassonne, nous sommes une structure publique locale à taille humaine regroupant une centaine d’agents professionnels dont les missions portent sur gestion des activités médico-logistiques pour le compte de nos membres.
Nous connaissons un fort développement de nos activités avec des partenaires nouveaux (les collectivités territoriales) qui participent à notre ancrage départemental.
Nos activités
Pharmacie - Restauration - Blanchisserie - Magasin alimentaire et hôtelier - Transport, prestations intellectuelles
Nos valeurs
Service public de territoire, Professionnalisme et Humanisme
Service d’affectation:
Direction
Description synthétique du poste
Il est positionné dans l’organigramme général de la structure qui établit les liens hiérarchiques.
Il assure le bon fonctionnement de l’ensemble des process de la plateforme et de tous les facteurs de production mis à sa disposition, dans le respect des liens hiérarchiques et fonctionnels:
1. Garantir le maintien en condition opérationnelle de la plateforme et ses obligations de résultats
2. Prendre la responsabilité et piloter les évolutions et projets de son périmètre : cadrage, conception, estimation, planification et mise en œuvre, en application des orientations stratégiques
3. Collaborer avec les responsables de process pour proposer des solutions répondant à la fois aux enjeux techniques, métiers et de delivery.
4. Contribuer à l’excellence opérationnelle de la plateforme (développement de l’intégration continue, qualimétrie, sécurité, recherche de performance, études économiques…)
Environnement applicatif :
* Applications administratives : CPage (GEF), portail commerce (PAD), Cloverleaf (EAI), SAP, BO (décisionnel)
* Applications médico-technique : Pharmacie (Pharma et Copilote)
* Applications technique : Blanchisserie (RAMSES), Restauration (DATAMEAL)
Il devra assurer le relais de la communication et la liaison avec les ressources transversales (RH, direction, communication…) en lien avec le Directeur.
Il devra également assurer lui-même, de façon autonome, certains dossiers, recueil d’information permettant une prise de décision rapide.
Il sera également amené à participer plus ponctuellement à des missions plus larges d’analyse de gestion, dans un mode de gestion de projets participatif étendu au comité d’encadrement.
Missions principales
Mission générale :
1. Analyser les organisations existantes, manager, contribuer par son expertise aux projets stratégiques, construire, proposer et mettre en œuvre des projets innovants d'organisation générale au niveau de l'ensemble des services logistiques, pour améliorer et renforcer la productivité et la qualité du fonctionnement et des prestations (amont et aval).
2. Gestion et suivi administratif de certains dossiers CLAC, PPI, …
3. Prospection de nouveaux adhérents et communication des tarifs du GAPM
4. Participation active aux instances internes et mise en œuvre des décisions
Missions permanentes :
1. Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités du domaine d’activité
2. Préparation et animation de réunions et de divers groupes de travail ou de projets institutionnels
3. Analyse, veille et prospection du marché des fournisseurs équipements ou de consommables pour mettre en œuvre la stratégie d’achat en lien avec l’optimisations de la ressource, le développement ergonomique des postes, …
4. Encadrement d'équipe(s), gestion et développement des personnels
5. Gestion des moyens et des ressources : techniques, financières, humaines, informationnelles
6. Montage, mise en œuvre, suivi et gestion de projets spécifiques au domaine d'activité
7. Organisation et suivi opérationnel des activités / projets, coordination avec les interlocuteurs internes et externes
8. Planification des activités et des moyens, contrôle et reporting
9. Réalisation d'études, de travaux de synthèse, relatifs à son domaine d'activité
10. Rédaction de documents techniques, relatifs à son domaine d'activité
11. Suivi et contrôle budgétaire relatif au domaine d'activité
12. Élaboration et mise en place de l'organisation des services, dans son domaine d'activité
13. Définition, planification et mise en place des normes, standards, procédures et outils liées à son domaine d’activité.
14. Identification des manques de matériels et d’équipements
15. Intégration des évolutions réglementaires et technologiques dans les organisations
16. Planification de l’ensemble des moyens (humains, financiers, techniques) à mettre en œuvre pour la continuité de service
17. Recueil, formalisation et validation des besoins organisationnels
18. Veille technologique
19. Créer et gérer des requêtes SAP, Business Object, …
Missions ponctuelles ou spécifiques :
1. Former et conseiller les utilisateurs dans son domaine de compétence
2. Participer à la conception des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétence
Missions annexes
Missions institutionnels :
1. Participer activement à la bonne dynamique du GCS GAPM.
2. S’inscrire dans la politique de développement socioéconomique du GAPM
3. Être force de proposition pour le bon fonctionnement et la promotion des activités du GAPM avec les études et éclairages financiers correspondants.
4. Avoir le sens de la communication pour s’assurer de la bonne transmission des différentes informations entre toutes les parties prenantes de l’organisation
5. Avoir l’intelligence relationnelle, agilité et capacité d’adaptation : pour pouvoir échanger avec des interlocuteurs variés (membres, partenaires, collaborateurs, directeurs, etc.) et s’adapter aux différents environnements
6. Savoir gérer des priorités et anticipation : pour pouvoir mener à bien ses missions d’assistanat classiques et intervenir avec facilité sur des dossiers transverses.
7. Avoir le sens du service et discrétion : pour effectuer son travail dans le respect des règles de confidentialité liées à sa fonction
Liaisons fonctionnelles
· Utilisateurs et encadrement pour la définition des besoins, la préparation des cahiers de charges.
· L’encadrement et la direction pour la définition des besoins applicatifs, la planification et l’organisation de la mise en œuvre de la solution choisie.
· La direction pour divers reportings
· Les représentants des établissements membres
· Les fournisseurs et prestataires
Liens hiérarchiques
Directeur Général du GAPM
Conditions d’exercice
Organisation du travail:
* Poste à temps plein occupé à temps complet
* Forfait jour
* Repos fixe (samedis et dimanches et certains fériés)
* Organisation du temps de travail: roulement hebdomadaire de 38h20’ au forfait (19 RTT/an)
Correspondances statutaires éventuelles :
- Ingénieur(e) hospitalier(ière).
Risques professionnels : Documents unique du service:
* Travail sur informatique (contraintes visuelles et posturales)
* Gestes et postures de bureau (TMS)
* Charge mentale et stress liés au travail parfois en urgence, à la multiplicité des tâches concomitantes, aux interruptions fréquentes de tâches pour gérer d’autres priorités.
Environnement de travail: bureau indépendant, moyens informatiques, téléphoniques et bureautiques, véhicule de service en cas de déplacements professionnels
Contribution aux bonnes pratiques de développement durable:
- Développer des organisations vertes, une stratégie de logistique durable.
Exigences relationnelles:
* travail en groupe
* gestion des communications / situations difficiles
Profil recherché
Pré requis obligatoires:
- Diplôme de niveau 6 à 7 (bac +5) dans le domaine concerné
Pré requis souhaités:
- Expérience d’au moins 3 ans sur des fonctions similaires.
- Titulaire du permis de conduire B
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