Secretaire assistante h/f

MISSIONS ET ACTIVITÉS - Accueil - Écoute - Orientation - Gestion courante de la Délégation Territoriale - Évènementiel et communication - Gestion de la flotte automobile MISSION 1 : Accueil - Écoute - Orientation - Accueil, écoute, information et orientation du public (physique et téléphonique) - Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques et orienter les interlocuteurs - Saisie et suivi - Réceptionner, trier, vérifier et diffuser le courrier et les courriels - Saisi et suivi MISSION 2 : Gestion courante de la Délegation Territoriale - Antennes locales : traitement administratif, information, suivi des dossiers et des activités - Saisie et suivi des aides financières des bénéficiaires - Traitement correspondance entrante et sortante, rédaction et envoi de réponses - RH - Suivi salariées, médecine du travail et variables de paie - Enregistrement et envoi (depuis décembre 2023) - Mise à jour administrative des informations bénévoles sur GAIA Contacts / Élus - Envoie des invitations du CT, rédaction du PV à partir des éléments donnés et envoie aux membres - Suivi administratif des stagiaires, des services civiques (documents A/D, médecine du travail) - Organiser les déplacements des membres du bureau - Relations avec les prestataires et les fournisseurs : négociation devis, suivi des commandes, des achats et des factures - Gestion et organisation des plannings et formations - Gestion des stocks fournitures - Tenue des dossiers, préparation de documents, classement, archivage MISSION 3 : Evènementiel et communication - Interface interner/externe - Aide logistique à l'organisation d'évènements - Mise en page divers contenus, création affiches, cartons d'invitation - Saisie, suivi et statistiques divers évènements (quête nationale) MISSION 4 : Gestion de la flotte automobile - Suivi et actualisation documents parc automobile complet - Planning réservations des véhicules DT83 - Coordination des entretiens et réparations, PV et sinistres