En étroite collaboration avec les Chargés d'Affaires, vous serez un véritable pilier pour le traitement administratif des dossiers. Vos responsabilités incluront également la gestion de l'accueil et du suivi quotidien :
- Gestion administrative des dossiers : Assurer le suivi des comptes rendus, la saisie des devis et le classement, l'enregistrement des commandes et des marchés, et la mise à jour des dossiers administratifs des affaires.
- Support commercial : Suivre les prises de commande, assurer la relance commerciale des devis (téléphone, e-mail) et tenir à jour le fichier de relance par secteur d'activité.
- Accueil et communication : Gérer les appels téléphoniques entrants, assurer l'accueil physique des clients et fournisseurs, et traiter la diffusion du courrier et des e-mails.
- Gestion logistique et suivi : Établir les bons de commandes fournisseurs, gérer les réservations d'hôtel pour les collaborateurs, suivre les impayés, mettre à jour les plannings hebdomadaires des équipes, et suivre les stocks produits et leur approvisionnement.
- Documentation technique : Établir les PPSPS (Plan Particulier de Sécurité et de Protection de la Santé) et les DOE (Dossier des Ouvrages Exécutés).
- Support spécifique : Suivre les dossiers administratifs de sous-traitance et potentiellement signer des PV de réception ou autres documents contractuels.
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