Entreprise : Aude Urgence Accueil :
Aude Urgence Accueil (AUA) est une association créée en 1984, engagée dans l'accueil, l'hébergement et l'accompagnement des personnes en grande précarité.
Elle gère plusieurs structures d'hébergement d'urgence et de réinsertion sociale, ainsi que le numéro d'urgence 115.
Ses équipes pluridisciplinaires œuvrent chaque jour pour offrir un lieu de repos, d'écoute et de reconstruction aux personnes sans abri.
Descriptif du poste :
Sous l'autorité du directeur et en lien avec les cadres de service, l'assistant-e de direction assure le soutien administratif et organisationnel de la direction et contribue au bon fonctionnement des activités de l'association.
Il/elle constitue une interface entre la direction, les équipes de terrain et les partenaires extérieurs, particulièrement sur les sites de Carcassonne et Limoux. Il/elle accompagne la direction dans l'organisation quotidienne de ses missions et participe à la structuration et au suivi des outils administratifs et RH.
Vos missions principales
- Gérer le courrier entrant, l'accueil téléphonique, la boite mail de l'association et la circulation des informations internes et externes
- Organiser les réunions de direction et instances associatives (préparation des dossiers, convocations, logistique)
- Rédiger les comptes rendus de réunions et d'assemblées générales
- Assurer la complétude et le suivi administratif des dossiers RH en lien avec la direction et les cadres
- Participer à la gestion et à l'amélioration des outils de suivi de l'activité et des procédures internes
- Assurer la gestion documentaire et l'archivage des documents administratifs
- Contribuer à la coordination entre les équipes de terrain et la direction, notamment en ce qui concerne la planification et la gestion des congés
- Participer au suivi administratif de certains éléments comptables et de facturation
- Être force de proposition dans l'amélioration des outils de suivi et des procédures RH
Profil et expérience :
- Diplôme requis : Bac +2 minimum en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent (BTS SAM, BTS GPME, BUT GEA, titre professionnel assistant de direction.)
- Expérience exigée d'au moins 2 ans sur un poste similaire
- Bonne connaissance du fonctionnement administratif et organisationnel d'une structure
- Très bonne maîtrise du Pack Office
- Maîtrise d'outils de paie, de suivi d'activité et de planification
- Aisance avec les outils collaboratifs (type Drive)
- Notions de comptabilité et de facturation appréciées
La connaissance du secteur médico-social et des procédures RH serait un plus.
Compétences et qualités requises :
- Excellentes capacités rédactionnelles et très bonne expression orale
- Sens de l'organisation, rigueur et autonomie
- Discrétion professionnelle et sens des responsabilités
- Très bon relationnel et capacité à travailler en équipe
- Capacité d'adaptation et gestion du stress
- Patience, méthode et sens des priorités
- Force de proposition dans l'amélioration des outils de suivi RH et administratifs
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