Description Poste ouvert aux contractuels Le coordinateur administratif est un acteur clé des services techniques. Vous assurez le traitement, le suivi et la traçabilité des demandes des usagers, en garantissant la fiabilité des informations et le respect des procédures, contribuant ainsi à une organisation fluide et sécurisée. Vous intervenez sur un périmètre administratif varié : rédaction et mise en forme de documents et actes, gestion du courrier, et appui au suivi des marchés publics et des contrats. Vous participez également au suivi de l’activité via le logiciel métier ATAL. Organisé, rigoureux et doté d’un réel sens du service public, vous contribuez directement à la qualité du service rendu et au bon fonctionnement des services techniques. Ce poste est fait pour vous si vous souhaitez mettre vos compétences administratives au service d’un environnement dynamique et utile au quotidien : n’hésitez pas à nous rejoindre ! Mission Gestion de la relation avec les usagers internes et externes - Assurer la réception, l’orientation et le suivi des demandes des usagers internes et externes des services techniques ; - Répondre aux appels téléphoniques et centraliser les demandes ; - Réaliser un reporting hebdomadaire des demandes lors des réunions de service ; - Recenser et collecter les informations techniques nécessaires auprès des directions techniques. Gestion du logiciel métier ATAL et suivi des données - Mettre à jour et paramétrer le logiciel métier ATAL en lien avec la mission d’appui administrative ; - Collecter, analyser et assurer le suivi mensuel des données et statistiques issues d’ATAL ; - Éditer et suivre les demandes d’interventions ATAL Bâtiment, jusqu’à leur clôture ; - Réaliser le rapprochement financier des bons de commande liés aux interventions, en collaboration avec la gestionnaire comptable. Gestion et suivi de dossiers, rédaction d'actes administratifs - Veiller au respect de la charte graphique et de l’orthographe des documents des services techniques, en collaboration avec l’assistante de direction ; - Rédiger arrêtés, décisions, délibérations, courriers, notes et comptes rendus administratifs ; - Assurer le suivi du courrier des services techniques avec la directrice et l’assistante de direction ; - Apporter un appui administratif pour la préparation des marchés et contrats ; - Organiser le classement et l’archivage des documents des services techniques. Profile Savoirs -Bonne connaissance de l’environnement territorial ; -Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des logiciels métiers ; -Bonne maîtrise de l’orthographe, de la grammaire et de la syntaxe ; -Connaissance de la lecture et de l’utilisation de documents administratifs et réglementaires. Savoir-faire -Comprendre, analyser et traiter des demandes et documents administratifs ; -Rédiger des actes et documents administratifs clairs, précis et sécurisés juridiquement (arrêtés, courriers, notes…) ; -Utiliser la documentation professionnelle pour vérifier et appliquer les règles administratives ; -Organiser et suivre les dossiers avec rigueur ; -Maîtriser les outils bureautiques et logiciels métiers dans un cadre professionnel. Savoir-être -Sens du service public, qualités relationnelles et diplomatie ; -Rigueur, organisation et fiabilité ; -Esprit d’équipe et goût du travail en binôme ; -Adaptabilité, écoute et professionnalisme ; -Discrétion et respect de la confidentialité ; -Force de proposition. Vous bénéficiez également de nombreux avantages et de dispositifs d’accompagnements dans le cadre de votre vie au travail : Régime indemnitaire favorable – RIFSEEP – Prime de fin d’année – ARTT - Compte épargne temps – Bilan de compétences - Programme de formation – Participation à la mutuelle - Adhésion CNAS.
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