Entreprise : Dans le cadre d'un remplacement temporaire, notre client est à la recherche d'une secrétaire administrative polyvalente afin de renforcer son équipe et accompagner efficacement la direction dans la gestion quotidienne. Vos missions principales 1. Gestion administrative et communication - Assurer l'accueil téléphonique (standard 2 lignes) et ponctuellement l'accueil physique - Gérer les courriels (réception, envoi, distribution) - Rédiger et mettre en forme des documents (courriers, emails...) - Classer et archiver les dossiers (papier et numérique) 2. Organisation et suivi des interventions - Planifier les interventions (réparations, réfections, recherches de fuite) - Informer les clients (particuliers, syndics, maîtres d'ouvrage) et confirmer par email - Suivre les documents administratifs (attestations TVA 5,5 % et 10 %, permis feu...) - Préparer et transmettre les dossiers pour la gestion des acomptes - Assurer le classement et le suivi des dossiers 3. Gestion des appels d'offres - Préparer les dossiers de réponse aux appels d'offres - Saisir les DPGF (Excel) et les intégrer dans le logiciel EBP PRO BÂTIMENT - Rédiger les mémoires techniques - Constituer les dossiers administratifs (acte d'engagement, pièces contractuelles...) - Déposer les offres sur les plateformes dédiées et assurer le suivi - Préparer les dossiers pour les réunions de négociation 4. Suivi et gestion administrative - Mettre à jour les tableaux de bord (chantiers, réparations, appels d'offres...) - Gérer les dossiers de sous-traitance (contrats, attestations, agréments) - Assurer le suivi des intérimaires (saisie des heures, transmission à la comptabilité)
Compétences techniques : - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) - Connaissance du logiciel EBP PRO BÂTIMENT appréciée - Excellente expression écrite et orale - Notions d'anglais appréciées Qualités personnelles : - Organisation, rigueur et autonomie - Discrétion et respect de la confidentialité - Bon relationnel et sens du service - Polyvalence Formation et expérience - Niveau Bac à Bac+2 (secrétariat, gestion administrative, assistanat) - Une première expérience sur un poste similaire est souhaitée Conditions de travail - Horaires : 9h00 - 12h00 / 14h00 - 18h00 - Fermeture du standard à 15h30 pour traitement administratif - Poste en présentiel Pourquoi nous rejoindre ? Vous intégrerez une structure dynamique où votre polyvalence et votre sens de l'organisation seront essentiels au bon fonctionnement de l'entreprise.
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