Assistant administratif (h/f)

Nous recrutons, pour notre agence travaux à AVIGNON, un :

Assistant administratif (H/F) en CDI pour notre secteur SOPRASSISTANCE

SOPRASSISTANCE est un secteur de service déployé dans chacune des agences du réseau SOPREMA Entreprises. Ce secteur est dédié aux interventions d’urgence, à l’entretien et aux travaux relatifs aux toitures terrasses et à la couverture des bâtiments.

Au sein de l'agence, vous êtes un réel support administratif au quotidien. Vos missions sont les suivantes :

1. Gestion des demandes d’intervention : Création des demandes d’interventions avec attribution d’un numéro chrono et prise de rdv pour les conducteurs de travaux
2. Suivi des devis : Suivi des envoi devis aux clients
3. Planification des interventions : Envoi par mail aux clients des dates d’interventions et planification sur WEAVY pour le suivi SGS
4. Facturation : établissement des factures pour les petites réparations SOPRASSISTANCE, les travaux de réfection et les contrats d’entretien
5. Archivage
6. Gestion des règlements : encaissements, suivi et lettrage, pré‑saisie des paiements, relances des impayés
7. Planning de charge : élaboration et mise à jour du planning de charge mensuel suivi des chantiers pour facturation
8. Gestion du temps : Saisie des pointages des heures des ouvriers sur Divalto
9. Gestion des NCE : ouverture, suivi et mise à jour des non-conformités
10. Procédure SGS : suivi er respect des procédures internes
11. Administratif Lotus : Création des sessions et validations via Lotus

Cette liste de missions n'est pas forcément exhaustive et peut évoluer au fil du temps et en fonction des appétences de la personne recrutée.

Poste à 39H/semaine, à pourvoir en CDI.

De formation BAC à BAC+2/3, vous justifiez d’une expérience réussie sur un poste similaire. C'est un plus si vous avez déjà une expérience en gestion des urgences / SAV.

Vous maîtrisez les outils informatiques (Excel, Word, Power Point).

Réactif et disponible, vous êtes doté d’une bonne faculté d’écoute et faite preuve d’initiative.

La rigueur, le sens de l’organisation et le dynamisme sont des atouts indispensables pour réussir à ce poste.