RESPONSABILITÉS :
Au sein du Collège des écoles doctorales, l'assistant.e finances est placé.e sous l'autorité hiérarchique du/de la chef.fe du service Professionnalisation et Internationalisation du doctorat. Il/elle aura pour mission de réaliser de manière autonome et en collaboration avec les équipes administratives du collège des activités de gestion administrative et financière dans le respect des techniques, des règles et des procédures de l'établissement. Cet emploi nécessite des compétences en compréhension orale et écrite en anglais.
Missions :
· Activité principale : Gestion financière
o Assurer la gestion financière du service et notamment le programme UBGRS (18M€) en appliquant la règlementation et les procédures dédiées (saisie des engagements juridiques et des dépenses, gestion des prestataires, procédure de commande publique, suivi des commandes, relance des interlocuteurs internes et externes...)
o Assurer la gestion des tableaux de bord, extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines pour aider la/le chef.fe de service dans le pilotage des opérations budgétaires annuelles (budgets prévisionnels, rectificatifs budgétaires, reporting annuel auprès des financeurs)
o Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables
o S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité
· Activité secondaire : Gestion administrative
o Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du service et des manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques). Participation active à l'organisation et au lancement des évènements du Collège des écoles doctorales
o Organiser des réunions avec tous les services de l'université et coordination des agendas ; rédiger et diffuser des comptes-rendus
o Elaborer et mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser (publipostage, certificats administratifs, tableaux de suivi...)
o Assurer l'accueil physique et téléphoniques des interlocuteurs internes et externes
o Travailler en collaboration avec l'assistant.e de direction du collège des écoles doctorales sur des tâches de fonctionnement quotidien du collège (gestion du courrier, suivi et réception des commandes, etc.)
PROFIL RECHERCHÉ :
Titulaire d'un diplôme de niveau baccalauréat, vous disposez de solides connaissances en gestion administrative, comptable et financière. Vous maîtrisez les techniques de gestion administrative, la comptabilité publique, la réglementation financière et des marchés publics.
Vous possédez de bonnes compétences en communication écrite et orale, avec un niveau d'anglais allant de A2 à B1 selon le Cadre européen commun de référence pour les langues.
Vous êtes capable de planifier et organiser votre travail dans des délais souvent contraints, d'appliquer les règles financières, d'assurer le suivi des dépenses, et de proposer des améliorations pour faciliter le traitement des demandes. Vous maîtrisez les outils bureautiques, les outils collaboratifs et de gestion financière.
Vous faites preuve d'organisation, de rigueur, de fiabilité et de discrétion. Vous travaillez de manière autonome, êtes doté(e) de bonnes qualités relationnelles, et possédez un sens du service ainsi qu'un esprit d'équipe.
Une connaissance de l'environnement universitaire, des règles de la comptabilité publique et de la commande publique seraient des atouts.
Avantages liés au poste :
50 jours de congés annuels dès la première année
Télétravail possible selon nécessités et organisation du service
Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun de Gironde
Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
Restauration subventionnée
Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
Parcours d'accueil et formations
Processus de recrutement : après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement.
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