Vos missions en quelques mots - Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la collectivité ; - Suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l'organisation et ses compétences ; - Assister la Secrétaire de mairie. * Activités principales : 1/ Accueil physique et téléphonique du public : - Recevoir et orienter les demandes ; - Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ; - Rechercher et diffuser des informations ; - Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité ; - Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur compétent ; - Conseiller les usagers et agents sur les procédures ; - Rédiger des notes synthétiques. 2/ Traitement des dossiers et saisie de documents : - Prendre des notes et mettre en forme tout type de courriers ; - Recevoir, filtrer et répondre aux courriers papiers et électroniques ; - Saisir des documents de formes et de contenus divers ; - Gérer et actualiser une base d'informations ; - Rechercher des informations, notamment réglementaires ; - Vérifier la validité des informations traitées ; - Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ; - Rédiger des documents administratifs ; - Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires ; - Enregistrer ou saisir des données informatiques. 3/ Gérer les affaires générales : - Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ; - Répondre aux demandes d'inscriptions sur les listes électorales et effectuer le suivi ; - Assurer la mise en oeuvre des décisions municipales en matière d'urbanisme. 4/ Gérer les dossiers spécifiques en direction du public : En concertation avec la Secrétaire de mairie : - Gérer la facturation de la cantine et garderie périscolaire (garderie, bibliothèque, cantine, transports scolaires etc.) ; - Gérer les réservations de salle (régie salle des fêtes, salle annexe, barnum) ; - Gérer les inscriptions scolaires. Profil recherché * Savoirs ou connaissances : - Connaître la règlementation juridique et financière des collectivités locales ; - Règles d'urbanisme ; - Règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ; - Cadre réglementaire et juridique des actes administratifs et d'état civil ; - Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale. * Savoir faire opérationnels : - Savoir gérer les urgences ; - Savoir gérer simultanément plusieurs dossiers ; - Savoir rédiger des documents et actes administratifs ; - Savoir utiliser les Outils bureautiques Word, Excel, PowerPoint., et les logiciels informatiques métiers. * Savoir faire relationnels : - Savoir prioriser ; - Communication orale et écrite ; - Avoir le sens de la diplomatie et de la stratégie ; - Discrétion, Organisation, Rigueur, Autonomie, Polyvalence, Adaptabilité ; - Disponibilité ; - Réactivité.
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