Assistant de direction

Vos missions en quelques mots Placé sous l’autorité hiérarchique du chef de l’IGAP, l’assistant de direction assure, le suivi de l’activité de l’IGAP ainsi que le soutien RH des agents de l’IGAP. Tâches de secrétariat : - Accueil physique et téléphonique dans le service (préannonce, orientation ou prise de message) ; - Relation et liaison avec les autres secrétariats ; - Tenue des dossiers internes à la mission et de ses membres ; - Enregistrement des courriers « arrivée et départ » ; - Tri et ventilation du courrier, gestion des reproductions ; - Rédaction de projet de notes et courriers ; - Mise en forme des rapports Tâches de gestion et de suivi d’activité - Gestion du processus des rapports d’inspection et de contrôle de fonctionnement et de suivi de mise en œuvre des recommandations (communication au DGAP, retour aux DISP, communication à l’IGJ) ; - Participation à différentes tâches liées aux suivis de déontologie, CGLPL, IGJ, inspection et maitrise des risques ; - Suivi des tableaux de bord de l’activité de l’IGAP ; - Gestion documentaire et des archives (numériques et papier) ; - Organisation et gestion des déplacements des membres du service affectés en administration centrale ; - Elaboration des états de frais de déplacement des membres du service affectés en administration centrale ; - Suivi des dépenses de l’IGAP : budget, déplacements, hébergements, notes de frais des membres de l’IGAP ; - Gestion des fournitures et matériels de bureau ; Soutien RH et participation - Interface RH entre les agents de l’IGAP et le PSAC (pôle de soutien à l’administration centrale) ; - Suivi des CMO et accident de travail ; - Gestion des congés et suivi des CET ; - Suivi des propositions d’avancement et de récompenses ; - Participation aux réunions de service ; - Appui et conseil informatique aux membres de la mission ; Profil recherché Vos principales compétences à mettre en œuvre De l’institution Juridiques et réglementation pénitentiaire Outils informatiques (Pack office, libre office) Rédactionnelles Savoir-être Ecoute, discrétion, confidentialité, loyauté, rigueur Sens de l’analyse et synthèse, des relations humaines Autonomie, force de proposition, sens de l’initiative Savoir-faire Applicatifs informatiques « métiers » Analyser, synthétiser et rendre compte Rédiger, communiquer Informer, alerter Expériences professionnelles antérieures souhaitées Dans l’administration pénitentiaire : services déconcentrés (établissement pénitentiaire, SPIP, direction interrégionale) ou administration centrale Éléments de candidature Personnes à contacter Jean-paul.chapu@justice.gouv.fr marie-line.hanicot@justice.gouv.fr