Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
CDD de 12 mois à pourvoir à compter du 01/09/2025
Catégorie : B Corps : Technicien
Rémunération selon grille de la Fonction Publique
La fiche de poste détaillée est consultable sur le site de l'université
Mission :
La Direction du Patrimoine Immobilier (environ 50 personnes) est composée de deux départements opérationnels, le département maintenance (DM) et le département grands projets (DGP), et d'un pôle administratif comprenant le département des contrats immobiliers.
Au sein du pôle administratif, vous assurerez des missions variées de secrétariat, d'accueil, d'assistance technique et logistique, et d'appui dans la gestion des contrats immobiliers.
Activités principales :
secrétariat et assistance
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion du courrier
- Achats pour le fonctionnement de la Direction
- Gestion des absences, congés et déplacements
- Organisation des événements : commande de repas et traiteurs, visioconférences, séminaires
- Assistance logistique : gestion des parcs auto/vélo, procédure nouveaux arrivants
- Assistance administrative (courriers, notes internes)
- Saisies de données d'activités
- Classement et archivage
Activités associées :
appui aux contrats immobilier
- Gérer les courriers et les avenants aux marchés publics, les sous-traitances, décisions de réception de travaux, ordres de service.
- Saisir dans les outils de suivi internes (tableaux de bord)
- Aider à la publication des données essentielles et au recensement économique des marchés
- Lors des absences de la technicienne en charge de l'assistance contrats immobiliers : saisir dans les outils informatiques (logiciel financier SIFAC, plateforme de dématérialisation Place, système d'archivage GED, i -parapheur, espace numérique de travail)
a) Connaissances sur l'environnement professionnel
- Organisation générale d'un secrétariat de direction
- Qualités d'expression orales et écrites
- Grande rigueur dans les missions accomplies
b) Savoir-faire opérationnels
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, internet)
- Capacité d'adaptation à différents interlocuteurs et services internes / externes
- Capacité à prioriser les dossiers et à anticiper les tâches
- Capacité à élaborer des procédures
c) Savoir-faire comportementaux
- Dynamisme, motivation, réactivité
- Goût pour la polyvalence des missions et des tâches
- Capacité à intégrer une équipe, à s'inscrire dans l'environnement de l'Université
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Autonomie et capacité à effectuer une reporting régulier
- Echanges réguliers avec l'équipe sur les situations et les dossiers traités
Conditions particulières d'exercice
Disponibilité et réactivité en fonction des travaux et missions à effectuer.
Relations hiérarchiques
Le poste est placé sous l'autorité hiérarchique de la Directrice.
Relations fonctionnelles
Services de la DPI (contrats immobiliers, finances, administratif, grands projets, maintenance)
Assistantes vice-présidents et présidence, services internes Unistra
Pôle immobilier DFI, Agence Comptable
Prestataires et entreprises
Contact pour renseignements sur le poste : Pauline Farcis-Morgat, directrice DPI
Mail : pauline.farcis-morgat@unistra.fr ; Tel : 0368850841
Pour postuler, adressez votre CV et lettre de motivation au plus tard le 04/07/2025 à l'adresse suivante : dpi-secretariat@unistra.fr
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