Un(e) assistant(e) du directeur général des services h/f - mairie de chalon sur saône

Vos missions en quelques mots Rattaché(e) au Directeur Général des Services (DGS), vous assurez une assistance administrative, organisationnelle et logistique essentielle au bon fonctionnement de la direction et à la circulation de l’information. Gestion administrative et communication Rédaction et mise en forme de documents administratifs Enregistrement et suivi du courrier via le logiciel Kolok Classement et archivage des documents (papier et numérique) Mise en place et suivi de tableaux de bord Organisation et gestion de l’agenda Gestion de l’agenda du DGS Organisation des déplacements du DGS et du Comité de direction Élaboration et suivi des plannings et congés (logiciel Incovar) Appui aux instances de direction Préparation des dossiers pour les réunions (ordres du jour, comptes rendus …) Participation aux réunions du Comité de direction Interface et coordination Accueil et interface entre la direction et les interlocuteurs internes et externes Gestion spécifique et logistique Traitement des avis de contraventions des collectivités Suivi des badges et cartes de stationnement Gestion des télécommandes de parking Suivi des contrats et facturations liés aux dossiers du DGS Gestion des fournitures administratives Référent(e) logiciels (Kolok, Incovar) et registre santé sécurité au travail Profil recherché Savoir-faire Vous maîtrisez les outils bureautiques et logiciels métiers Vous avez d'excellentes capacités rédactionnelles Vous êtes organisé et vous avez une bonne gestion des priorités Votre suivi administratif est rigoureux Prise de note sténographie appréciée Savoir être Vous êtes une personne discrète et mettez un point d'honneur à la confidentialité Vous avez un sens du relationnel Vous êtes réactif(ve) et vous travaillez en autonomie