Mission I - Assurer le secrétariat :
- Assurer la tenue du standard et l'accueil physique des visiteurs
- Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
- Centraliser, trier et prétraiter le courrier destiné à l'ensemble des services du siège
- Préparer et diffuser le planning hebdomadaire des salariés du siège
- Rédiger et mettre en forme des documents et courriers internes/externes, en collaboration avec l'assistante de direction
- Assurer le secrétariat courant pour l'ensemble des services
En cas d'absence de l'assistante de direction :
- Participer à la préparation des instances (Conseils d'Administration, réunions de bureau, commissions.) : convocations, feuilles de présence, tenue des registres
- Assister aux réunions et en assurer les comptes rendus ainsi que le suivi des décisions
Gestion administrative complémentaire :
- Gérer les fournitures de bureau et assurer le suivi des stocks via un tableur
Communication digitale :
- Contribuer à la mise à jour et à l'animation des réseaux sociaux de la structure (publication d'informations, valorisation des actions, relais des événements)
- Veiller à la cohérence et à l'image de la structure dans les contenus diffusés
Mission II - Accompagner la préparation de l'Assemblée Générale annuelle
- Participer à la rédaction des documents préparatoires
- Contribuer à l'envoi des convocations (internes et externes) et assurer leur suivi
- Participer aux assemblées de section et à l'Assemblée Générale
- Participer à la communication autour de l'événement, notamment via les réseaux sociaux (annonces, rappels, valorisation)
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