Description :
Mission principaleSous l'autorité du responsable du Pôle des affaires générales (PAG) de l'Administration du Siège (ADS), la personne recrutée, en charge de la fonction d'hôte et gestionnaire administratif-secrétariat, devra :Gérer les réservations des salles de réunions dans l'outil dédiéAssurer l'approvisionnement, l'entretien et le bon fonctionnement des ressources en place dans les salles de réunionsProcéder à la gestion administrative et financière au sein du Pôle (commandes, devis)Réaliser des tâches de secrétariat classique (mails, courriers, tableaux, classement, reportings divers)Activités principalesGérer et valider les réservations de salles dans l'outil interne dédiéEntretenir, approvisionner et s'assurer du bon fonctionnement des machines à café à dispositionContrôler la mise en place des ressources nécessaires à la bonne tenue des réunionsFaire le lien avec l'équipe technique en cas d'aménagements spécifiquesRéaliser et tenir à jour les affichages et informations nécessaires aux visiteursEtablir des commandes dans le progiciel de gestion financière selon les besoins, ou à l'appui de devis ou prix sollicités en amontContrôler les livraisons et en assurer la bonne réceptionSuivre la bonne exécution des prestations ayant fait l'objet d'une commandeVeiller aux approvisionnements et à l'inventaire des produits et fournituresExécuter des tableaux de reporting, des plannings et des documents liés au fonctionnement du PôleAccomplir des tâches de secrétariat classique
Profil recherché :
ConnaissancesConnaître les techniques de gestion administrative, de secrétariat et de communication (Pack Office Microsoft, messagerie électronique, applications de visioconférence)Savoir-faireMaîtriser les techniques de communicationMaitriser les outils bureautiquesAdapter son discours aux différents interlocuteursSavoir prioriser les tâches et gérer les urgencesAvoir des capacités d'adaptation et d'anticipationAptitudesSens de la communication, de la diplomatieCapacité à travailler en équipeAisance et qualités relationnellesSens de l'organisation, de la rigueur et de la gestion de planningExpérience(s) souhaité(s)Expérience sur des fonctions similairesNiveau de diplôme et formation(s)Bac Pro Gestion Administration
Experience: Expérience souhaitée
Secteur d'activité: Recherche-développement en autres sciences physiques et naturelles
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