Assistant de direction (h/f) au pôle appui de cnrs ingénierie

Informations générales

Intitulé de l'offre : Assistant de direction (H/F) au pôle Appui de CNRS Ingénierie
Référence : INS1660-CLAREN-007
Nombre de Postes : 1
Lieu de travail : PARIS 16
Date de publication : vendredi 26 septembre 2025
Type de contrat : IT en contrat CDD
Durée du contrat : 13 mois
Date d'embauche prévue : 1 décembre 2025
Quotité de travail : Complet
Rémunération : Entre 2 497€ et 2 630 € bruts mensuels selon expérience
Niveau d'études souhaité : BAC + 2
Expérience souhaitée : Indifférent
BAP : J - Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistante ou assistant en gestion administrative

Missions

Au sein de l’équipe support de l’institut des sciences de l’ingénierie et des systèmes (CNRS Ingénierie), l’assistant administratif ou assistante administrative assure, en complémentarité avec les deux autres assistants / assistantes du pôle d’appui, un support administratif et logistique du Directeur Adjoint Administratif. Il ou elle contribue en particulier aux activités d’appui de gestion interne à l’institut.

Activités

Apporter un appui administratif au directeur administratif adjoint (DAA) :
- Gérer l’agenda du DAA.
- Organiser et préparer les réunions internes et externes du DAA.
- Organiser les déplacements du DAA, préparer les dossiers correspondants, produire les états de frais.
- Recueillir des informations, synthétiser, préparer des dossiers nécessaires à l’activité quotidienne du DAA en lien avec sa messagerie.
- Mise en œuvre de la politique de classement et d’archivage spécifique au périmètre du DAA.

Apporter un appui administratif à la gestion interne de l’institut :
- Organiser les Dialogues Objectifs Ressources (planification multi participants, logistique transport-hébergement, fond de dossier).
- Suivre les recrutements internes institut via le Portail dédié.
- Mettre en œuvre la procédure d’accueil des nouveaux entrants.
- Mettre en œuvre la procédure de nomination de l’équipe scientifique.
- Mettre en œuvre la procédure du lancement et suivi des appels à projets de l’institut.
- Suivre les campagnes de distinction.
- Assurer la planification des entretiens avec l’équipe support lors de la campagne des dossiers annuels.
- Relayer les informations sur les campagnes RH.

Contribuer à la communication interne :
- Assurer un appui à l’organisation des séminaires internes et des évènements institutionnels.
- Assurer la circulation de l’information.
- Utiliser des outils collaboratifs.

Compétences

Connaissances :
Organisation administrative et le fonctionnement de la fonction publique.

Compétences opérationnelles :
- Maîtriser les outils bureautiques courants (Outlook, Word, Excel et Powerpoint).
- Connaître les techniques de gestion administrative.
- Rédiger des courriers électronique et notes.
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans.
- Savoir informer et rendre compte.
- Savoir planifier les activités et les échéances, gérer les priorités et les urgences.
- Posséder de bonnes qualités rédactionnelles et de synthèse.
- Savoir travailler en équipe.
- Etre capable d'initiatives, faire preuve d'autonomie.

Savoirs-être :
- Rigueur
- Discrétion
- Bon relationnel

Contexte de travail

Le poste est localisé au siège du CNRS à Paris (3, rue Michel-Ange, 75016 Paris), au sein de l’Institut des sciences de l’ingénierie et des systèmes (CNRS Ingénierie), l’un des 10 instituts thématiques du CNRS, en charge de la mise en œuvre de la politique scientifique de l’établissement dans son domaine et de la coordination de l’action des 140 structures qui lui sont rattachées, comptant plus de 17 000 personnels, dont 2000 personnels permanents CNRS.
Sous l’autorité du directeur, CNRS Ingénierie comprend 53 personnes, dont 26 au sein de l’équipe support. Sous l’autorité du directeur adjoint administratif (DAA) de l’institut, l’équipe support est structurée en 7 pôles fonctionnels : appui, ressources humaines, finances, communication, structures et instances, International et Europe, Innovations & Plateformes.
L’agent exerce son activité au sein de CNRS Ingénierie, sous l’autorité de la responsable du pôle. Il ou elle travaille en lien étroit avec le directeur adjoint administratif et avec les directeurs adjoints scientifiques et les autres pôles de l’institut. L'activité implique des interactions en particulier avec les directions fonctionnelles, les délégations régionales et les directions d’unités.

Votre environnement de travail :
- Télétravail : pratique et indemnisation du TT.
- Congés et RTT annuels : 44 jours.
- Transport : prise en charge (75% du coût) et forfait mobilité durable jusqu'à 300 euros.
- Soutien à la parentalité : possibilités de places en crèches, CESU et chèques vacances cofinancés, participation à l'accueil périscolaire, allocation aux parents d'enfants handicapés, subventions administratives (centre de loisirs et centres de vacances, classes vertes…)
- Formation dès votre prise de poste et tout au long de votre parcours.
- Intégration : accompagnement à la prise de poste.
- Offres sociales : participation à la mutuelle, restauration collective, sport et loisirs, billetterie, …