Cadre des secrétariats médicaux - h/f

Notre établissement :
L’Hôpital Fondation Adolphe de Rothschild est un établissement hospitalo-universitaire de référence dans le domaine des pathologies tête et cou qui s'engage auprès de ses équipes comme de ses patients.
Notre établissement proposedes parcours professionnalisants et une politique de formation ambitieuse et innovante.
Etablissement privé à but non lucratif, il agit en faveur du handicap et lutte contre les discriminations.
Travailler dans un environnement agréable, situé à proximité du parc des Buttes Chaumont, dynamique et humain dans lequel vous pourrez poursuivre l’apprentissage de votre métier vous motive ? Apportez votre contribution, rejoignez-nous !

Cadre administrative responsable des secrétariats médicaux - H/F

Vous rejoignez le collectif dynamique, aidant et motivé des secrétariat médicaux des différents services d'ophtalmologie au sein de l'hôpital. En lien avec une seconde responsable administrative et sous la responsabilité de la cadre supérieure des secteurs externes d'ophtalmologie, vous assurez les missions suivantes :

Calibrage et organisationdes secrétariats médicaux :

* Analyse de l’activité et évaluation descharges de travail des différentssecrétariats
* Evaluation, recrutement et gestion des effectifs (environ 35 ETP)
* Evaluation des besoins en termes delocaux et d’outils de travail (informatique, téléphonie)

Fonctionnement des secrétariatsmédicaux :

* Définition et évaluation régulière deshoraires et de l’organisation dutravail dans la journée
* Définition,mise en œuvre et évaluation régulière des procédures et protocoles applicables
* Optimisation du circuit du dossier patient
* Améliorationde l’accessibilité téléphonique pour les patients
* Tenue d’indicateursclés (délais de transmission des lettresde liaison, CRO/CRH, délais de traitementdesdemandes de copies de dossiers médicaux, volume de compte-rendu en attente de frappe…)
* Organisation de réunions régulières
* Pilotage de l’amélioration desdysfonctionnements de processus secrétariat
Elaboration de plansd’actions avec tous les intervenants contributeurs à l’activité (DSI, BIOMED,DOP)
Possibilité selon lataille du périmètre d’assister le chef de service sans sa gestionadministrative des équipes médicales

Gestion des ressources humaines:

* Association aux procédures de recrutement et avis avecla DRH sur les candidatures
* Accueil et intégrationdes nouveaux embauchés
* Association à l’évaluation de la période d’essai des nouveaux embauchés
* Supervision des plannings de congés dans le respect du principe de continuité defonctionnement
* Organisation des évaluations et tenue des entretiensannuels en lien avec les chefs de service
* Définition des besoins deformation
* Planification de l’accueil des stagiaires ensecrétariat médical en lien avec la cellule formation

Contrat : CDI à pourvoir dès que possible.

Rémunération : 37 000 € et 45 000 € annuels brutssuivant expérience et CCN 51.

Avantages: 20 RTT, mutuelle employeur, CSE, restaurant d’entreprise, remboursement à 50% du Passe Navigo / forfait mobilité durable.


Ce poste est fait pour vous si :

CONNAISSANCES ET SAVOIR-ETRE :

* Bureautique (pack office)
* Codage des actes / process de facturation
* Maitrise des logiciels métiers (non obligatoire) : Galaxie, DxPlanning, Softalmo, Web100t, Doctolib, Explore …
* Secrétariat
* Vocabulaire médical
* Sens de la communication, sens de l’accueil, rigueur, ponctualité, tolérance, disponibilité, esprit d’initiative, dynamisme, polyvalence

Vous êtes titulaire idéalement d'une formation en management complétée par un diplôme dans le domaine médical ou du secrétariat.

Vous justifiez d'une expérience managériale de secrétaires médicales ou professionnel de santé.


Vous vous reconnaissez dans nos valeurs :Soigner, Transmettre, Innover.
Notre hôpital s'engage en faveur de la diversité et de l'inclusion.Toutes nos offres d'emploi sont ouvertes aux personnes en situation dehandicap.
Si vous êtes concerné(e), n'hésitez pas à nous faire part de vos besoinsspécifiques au cours du processus de recrutement afin que nous puissionsenvisager les aménagements nécessaires pour vous accueillir dans les meilleuresconditions.
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