La Direction des affaires médicales assure la gestion de près de 5500 dossiers de personnels médicaux : 2840 seniors et 2630 ETP internes, FFI et étudiants. Elle pilote également la gestion et le suivi des structures médicales et des nominations.
COMPOSITION DE L’ÉQUIPE
L’équipe de la direction des affaires médicales du GHU se compose de :
1 directrice, 2 directeurs(trices) adjoints(tes),
3 attachés d’administration hospitalière,
3 adjoints des cadres hospitaliers,
3 bureaux PM : Cochin, Necker et HEGP (17 gestionnaires + 1 agent d’accueil),
2 assistantes de direction.
Le contrôle de gestion RH PM est assuré par une cellule commune au PNM et au PM, rattaché à la Direction des Ressources Humaines.
LIAISONS - HIÉRARCHIQUE DIRECT (N+1)
Directrice des Affaires Médicales du GHU APHP.Centre – Université Paris Cité
DAM adjointes
FONCTIONNELLES INTERNES
Equipe de la direction des affaires médicales
Equipe de direction du GHU et secrétariats des directions
Présidents, vice-présidents et membres de la CMEL et des sous-commissions de la CMEL
Responsables des services médicaux (directeurs médicaux de DMU, chefs de service, responsables d’UF) et secrétariats médicaux
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Ville
Paris 14
Hôpital et/ou site
Hôpital Cochin - Port Royal - Paris 14 (GHU Centre)
Service d'affectation
Direction des Affaires Médicales
Missions générales :
Assurer le secrétariat de la Direction des Affaires Médicales
Coordonner l’organisation des instances médicales
Assister les directeurs et cadres de la Direction des Affaires Médicales dans l’exercice de leurs missions
Missions permanentes :
Traitement et mise en forme de documents, rapports et courriers
Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
Réception, traitement et diffusion des courriers et mails
Suivi des parapheurs de signatures
Classement et archivage des documents
Accueil physique
Organisation et gestion des agendas (organisation des réunions internes et des rendez-vous individuels)
Préparation de dossiers pour des réunions
Gestion du secrétariat de la CMEL : réservation de salle, diffusion de l’ordre du jour et du dossier d’instance
Gestion du secrétariat de la commission des structures, de la commission des effectifs et de la COPS
Gestion du secrétariat de la Commission locale d’activité libérale
Reproduction et numérisation de documents
Gestion des fournitures du service et matériels de bureau
Participation à l’élaboration de procédures
Missions ponctuelles ou spécifiques :
Participation à l’organisation des élections de la CMEL
Suivi des ordres de mission à l’étranger
Suivi des avis et arrêtés concernant les structures médicales et les nominations (chefs de service et responsables d’UF)
Participation à l’organisation de l’accueil des internes et des médecins nouvellement recrutés
Suivi des mouvements de grève PM
Instruction des demandes de cumul d’activités du PM sur Espace Cumul
Réservations ponctuelles auprès d’agences de voyage en cas de déplacements de PM
Suivi des demandes d’intérim médical (site Necker)
Publication des postes à pourvoir
Remplacement de la secrétaire de direction du site Cochin durant ses congés
Particularités : Respect strict du secret professionnel. Contours du poste susceptibles d’évoluer en fonction de la structuration progressive de la Direction des Affaires Médicales d’APHP.Centre
SAVOIR FAIRE REQUIS
Rigueur, méthode et sens de l’organisation (priorisation des tâches, classement)
Sens de l’accueil, de la communication et du dialogue
Identification des situations d’urgence spécifique à son domaine d’activité
Capacité à transmettre des informations
Goût pour le travail en équipe
Capacité à faire du reporting
Capacité rédactionnelle et esprit de synthèse
Disponibilité
CONNAISSANCES ASSOCIÉES
Maîtrise de Word, Excel et Power Point
EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITÉE
Expérience de secrétariat administratif de haut niveau et/ou de secrétariat médical
Connaissance du milieu hospitalier
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