RESPONSABILITÉS :
Au sein du Pôle Médecine du site hospitalier public de DINAN, le service d'Education thérapeutique recrute un.e secrétaire médical.e (H/F) à temps partiel (80 %). Le professionnel est l'interlocuteur privilégié des médecins, de l'équipe soignante, des patients et leur famille, des directions fonctionnelles : réponse aux besoins des professionnels de santé, suivi de dossiers et suivi des prises en charge, tâches administratives, informations et renseignements aux patients et aux familles.
ACTIVITES PRINCIPALES
• Accueil physique et téléphonique des patients
• Gestion et suivi des rendez-vous
• Constitution et gestion des dossiers (création, classement, archivage)
• Frappe et envoi des comptes rendus des ateliers de groupe, de courriers divers
• Distribution du courrier à l'ensemble des intervenants
• Suivi des demandes téléphoniques : réception, traitement et orientation des appels vers les bons interlocuteurs et gestion de la prise des rendez-vous
• Mise en page et impression de plaquettes, création et mise en place de différents outils de communication
• Analyse annuelle des questionnaires de satisfaction et de qualité de vie pour tous les programmes
• Gestion de la file active des patients en ETP conjointement avec la secrétaire présente aux côtés de l'infirmière de programmation
• Prise de notes et rédaction de compte-rendus de réunion et de rapports d'activité pour la coordination
• Mise en page de projets pour l'ARS
• Commande de fournitures bureautiques
• Participation aux réunions de service, rédaction et diffusion du compte-rendu aux différents intervenants.
• Travail en binôme avec l'AMA et l'infirmière de programmation.
ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL
Poste mis à la vacance à temps partiel (80 %)
Travail du lundi au vendredi : 37 h 30 par semaine : de 9 h 00 à 17 h 00 dont 30 minutes de pause déjeuner
Lieu de travail : Site Hospitalier René Pleven, à DINAN (22)
PROFIL RECHERCHÉ :
Diplôme requis ou souhaité
· Baccalauréat professionnel de secrétariat ; Baccalauréat ST2D ; Titre Professionnel de Secrétaire Assistant Médico-Social ; BTS SP3S.
Expérience et compétences
• Expérience significative en secrétariat médical, idéalement dans la fonction publique hospitalière
• Maîtrise parfaite des outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, Intranet, Intranet, messagerie Outlook, photocopieur ordinateur...).
La connaissance du logiciel SILLAGE serait un plus.
• Savoir gérer des dossiers multiples et établir des ordres de priorité
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie
• Connaissance parfaite de la terminologie médicale
• Maîtrise de l'orthographe et de la grammaire
• Savoir réaliser un accueil physique et téléphonique de qualité ; si nécessaire, gérer les situations de crise.
Qualités
• Sens du relationnel et maîtrise de soi avec une capacité à travailler dans l'urgence
• Bonne capacité d'écoute pour répondre aux besoins des utilisateurs et des différents acteurs, diplomatie et amabilité
• Rigueur et sens de l'organisation
• Qualités rédactionnelles (orthographe, grammaire)
• Capacité d'adaptation et polyvalence
• Esprit d'équipe
• Discrétion et confidentialité.
Poste ouvert à tous et aux personnes en situation de handicap.
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