Chargé(e) d'accueil et formalités

CCI du Tarn – Site d’Albi CDI – Temps plein La Chambre de Commerce et d’Industrie du Tarn recrute un(e) Chargé(e) d’accueil et formalités (H/F) pour rejoindre son service Accueil / Formalités / Création – Transmission – Reprise d’entreprises. Au cœur de l’activité, vous êtes le premier contact de la CCI et jouez un rôle essentiel dans la qualité de l’expérience des porteurs de projet, créateurs et chefs d’entreprise que nous accueillons et dans la gestion des formalités administratives. Vos missions 1. Accueil physique et téléphonique – 60 % Vous garantissez un accueil professionnel et efficace, fondé sur la qualité du service rendu : Accueillir les visiteurs, les mettre en confiance et analyser leur demande Reformuler, orienter et fournir une première réponse adaptée Gérer l’affluence et assurer une attente sereine Recevoir, filtrer et transmettre les messages Suivre les plannings hebdomadaires d’absences des services Gérer les réservations de salles et leur planning d’occupation Établir devis et factures pour les clients externes (locations de salles, prestations, etc.) Concevoir etactualiser les outils de suivi (tableaux de bord, CRM, fichiers partagés) Revue de presse Assurer la réalisation et la diffusion de la revue de presse. Gestion des abonnements Vérifier la nécessité ou non du renouvellement des abonnements Procéder aux renouvellements Maintenir à jour le classeur des abonnements Appui administratif Réaliser diverses tâches de secrétariat Gérer le courrier entrant 2 Formalités – 40 % AGEFICE Informer chefs d’entreprise et organismes de formation sur les modalités de prise en charge Vérifier puis transmettre les demandes Assurer le suivi complet des dossiers Gérer les demandes de remboursement Commerçants ambulants Informer sur les démarches d’obtention des cartes Saisir les demandes dans l’outil dédié et transmettre les pièces Réceptionner, remettre les cartes aux commerçants déjà inscrits, et assurer la destruction des anciennes cartes Votre profil Vous êtes titulaire d’un Bac en secrétariat, accueil, administratif ou communication, et vous disposez idéalement d’une première expérience à un poste d’accueil. Vous appréciez la polyvalence et êtes capable de mener plusieurs tâches de front tout en restant rigoureux(se) et organisé(e). Vous êtes à l’aise avec l’outil informatique et faites preuve d’une réelle capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels ou procédures. Votre sens du service est reconnu : vous aimez le contact, savez écouter, analyser les demandes et y répondre avec professionnalisme. Vous assurez naturellement le suivi des dossiers, avez le sens du détail et savez faire preuve de confidentialité. Votre autonomie, votre adaptabilité et votre disponibilité seront des qualités essentielles pour réussir à ce poste ✨ Conditions d’emploi CDI – Temps plein Statut : Maîtrise Rémunération annuelle : entre 24 648 € et 25 700 € (13 mois) Avantages : Tickets restaurant Mutuelle & prévoyance CSE Horaires variables – 37h30 hebdomadaires avec RTT ✨ Rejoignez la CCI du Tarn ! En intégrant notre équipe, vous participerez activement à la valorisation et à la diffusion de l’information économique locale, au service des entreprises du territoire. Vous souhaitez candidater ? Envoyez-nous votre CV et votre lettre de motivation !