Nous recherchons un(e) secrétaire de direction pour assister les Directeurs des Soins et des Ressources Humaines dans l'organisation de leur travail. Les missions et responsabilités, les compétences requises et le contexte d'exercice sont détaillés ci-dessous.
I. Missions et Responsabilités
1. Assistance et Organisation
- Assister le Directeur des Soins et le Directeur des Ressources Humaines dans l'organisation de leur travail : programmation de rendez-vous et gestion d'agenda.
- Accueil physique et téléphonique et information des personnels se présentant à la DRH/DS.
- Traitement des messages électroniques du secrétariat.
2.Gestion des Documents
- Élaboration, reproduction et diffusion de documents.
- Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage).
3.Recrutement et Réunions
- Assurer les Comités de recrutement : gestion et suivi des offres d'emplois publiées et des candidatures reçues, organisation des entretiens.
- Prise de notes, frappe, mise en forme de documents.
- Organisation de réunions : coordination, préparation, organisation logistique.
4.Secrétariat des Instances
- Assurer en binôme le secrétariat des Instances propres aux 2 directions : Commission des Soins Infirmiers de Rééducation et Médico-Techniques (CSIRMT) et du Comité Social d'Etablissement : planification dans les délais impartis, préparation et transmission des documents et convocations, secrétariat de séance, réalisation et diffusion des procès-verbaux.
5. Gestion des Astreintes et Suivi des Grèves
- Organisation et tenue des astreintes des Cadres de Santé.
- Suivi des grèves et des remontées statistiques au niveau régional et national.
II. Compétences Requises
1. Savoir-faire
- Accueillir et orienter.
- Assurer des transmissions d'informations pertinentes aux Directeurs Fonctionnels.
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, les rendez-vous.
- Maîtriser les outils bureautiques et l'orthographe.
- Avoir une capacité d'adaptation et être rigoureux.
- Avoir le sens de l'organisation et du classement.
- Savoir établir des priorités dans l'exécution des tâches et la transmission des informations.
- Respecter les échéances et rappels préalables aux différents interlocuteurs.
- Respecter les consignes données par le supérieur hiérarchique.
- Avoir des capacités rédactionnelles et un esprit de synthèse.
- Travailler en équipe pluridisciplinaire.
2. Savoir-être
- Sens de l'accueil et de la communication.
- Discrétion dans les transmissions d'informations dans le respect du secret professionnel.
- Sens du travail en équipe et en polyvalence.
- Capacité à gérer les priorités.
- Capacité rédactionnelle.
- Savoir être force de proposition.
- Autonomie et prise d'initiative dans le respect de sa délégation.
III. Contexte d'Exercice
1. Relations Professionnelles
- Liens hiérarchiques :
Directrice des Ressources Humaines.
Directeur des soins.
Attaché d'administration Hospitalière de la DRH.
- Liens fonctionnels : agents de l'établissement, cadres des différents services, secrétariats des directions fonctionnelles et des directions déléguées des établissements de la Direction Commune.
2.Formation et Diplômes
- BTS Assistant de direction.
- BTS Assistant de gestion PME-PMI.
- Une expérience dans la fonction publique serait un plus.
3. Spécificités du Poste
- Recrutement primaire en CDD renouvelable avec perspective de CDI.
- Disponibilité du poste : immédiate.
- Poste ouvert aux personnes en situation de handicap.
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