Assistant.e formation - h/f

Description entreprise :

🚀 Notre groupe, (55 collaborateurs), associe deux expertises complémentaires : CEFIRC / ASFO GRAND SUD, spécialisés dans la formation professionnelle et LFC Humain, dédié au Conseil RH. Avec une présence renforcée en Occitanie et Nouvelle-Aquitaine, nous mettons notre savoir-faire au service des entreprises pour les accompagner dans le développement de leurs talents et l'optimisation de leurs ressources humaines.

Notre site d’ALBI se distingue par son large éventail de formations, avec une expertise spécifique sur les formations réglementaires (CACES, SST, habilitation électrique, travail en hauteur…).

Dans le cadre d’un remplacement, nous recrutons en CDI un.e Assistant.e formation.


Description du poste :

Rattaché.e à la Responsable Assistante Régionale et en étroite collaboration avec les Chargés d’affaires du secteur, vous serez un des points de contact clé du site d’ALBI et garant.e du bon déroulement des formations INTER (sessions multi-entreprises sur site d’ALBI) et INTRA (formations sur mesure en entreprise). Plus précisément :

📌 GESTION COMMERCIALE ET CONTRACTUELLE

* Élaboration et envoi des devis, CGV, programmes et convocations.
* Planification des sessions de formation INTER et INTRA en lien avec les équipes commerciales.
* Création et contractualisation des sessions de formation (clients et intervenants).
* Déclarations réglementaires (CARSAT, Certiphyto, Forprev…) et suivi des référencements (OPCO, CPF, Marchés publics…).


📌 PRÉPARATION ET SUIVI DES FORMATIONS

* Constitution des dossiers de formation (supports papier ou dématérialisés).
* Gestion des absences et repositionnements.
* Suivi des feuilles d’émargement, attestations, enquêtes de satisfaction.
* Facturation et gestion des encours / impayés


📌 GESTION DU SITE ET SUIVI QUALITE

* Accueil physique et téléphonique des participants et formateurs.
* Réservation des salles, du matériel, des transports.
* Gestion des fournitures et du courrier.
* Mise à jour des outils de suivi (Logiciel interne Gescof, SharePoint, tableaux de bord…).
* Participation aux réunions d’équipe (sur les différents sites du groupe)
* Contribution aux audits qualité (Qualiopi, OPCO…).

Profil recherché :
* Expérience : 2 ans minimum sur un poste similaire
* Aisance informatique : Maîtrise des outils bureautiques, du pack office et capacité à prendre en main de nouveaux logiciels ;
* Rigueur & fiabilité : Vous avez le sens du détail, vous êtes autonome dans votre organisation, efficace dans la gestion des plannings et vous veillez au respect des échéances ;
* Gestion des priorités : Vous savez hiérarchiser vos tâches, réagir efficacement face aux urgences, et faire preuve d’adaptabilité et de flexibilité ;
* Excellent relationnel : Vous travaillez en équipe (répartie sur plusieurs sites) et vous aimez le contact client ;
* Esprit de solidarité : vous savez et appréciez travailler en équipe (en présentiel et en distanciel)
* Approche positive : Vous êtes reconnu.e pour votre bonne humeur, dynamisme et engagement !



Pourquoi nous rejoindre ?

🎯Un rôle polyvalent et central dans la gestion du site et des formations ;
📚Une formation interne suivie d’un accompagnement pour une prise de poste sereine ;
🌍Des échanges fréquents avec de nombreux professionnels, notamment issus du secteur industriel ;
🚀Une structure en pleine évolution, avec un environnement de travail dynamique.

Si vous vous reconnaissez dans ce descriptif, nous serons ravis de vous apporter plus de détails !





Le processus recrutement :

1. Analyse du CV : Si retenu, échange téléphonique ;
2. Entretien physique : Passation de tests et rencontre avec la Consultante Recrutement ;
3. Entretien Intermédiaire : Rencontre avec la Responsable Administrative Régionale ;
4. Entretien final : Rencontre avec l’Assistante de Direction et le Directeur Commercial Régional