Assistant(e) de gestion administrative h/f

Job Description





L’ECM compte plus de 2 000 étudiants répartis sur 7 implantations : Besançon, Dijon, Belfort, Mulhouse, Strasbourg, Nancy et Clermont-Ferrand.
En nous rejoignant, vous choisissez de vivre une expérience collective forte, faite de dynamisme, d'humour et d'audace ! Intégrer l’ECM, c’est faire le choix d’une organisation en mouvement, dans laquelle vous pourrez vous épanouir, grandir… jusqu’à vous accomplir.
L’ECM est animée par six valeurs fortes, partagées par l’ensemble de ses publics : l’audace, la confiance, la persévérance, l’accomplissement, le collectif et la responsabilité.



L’assistant(e) de gestion administrative est intégré(e) au service Convention (6 personnes), basé au siège à Besançon.
Ce service est en charge de la contractualisation et de la facturation des formations en alternance proposées par la SAS ECM, en coordination avec les étudiants, les entreprises et les financeurs, dans le respect des exigences QUALIOPI et des procédures internes.



Dans le cadre de sa croissance, l’ECM recrute un(e) assistant(e) de gestion administrative à compter de septembre 2025.



En lien avec les différents services de l’entreprise (campus, pédagogie, vie scolaire, etc.) et les organismes externes (étudiants, formateurs, OPCO), vous aurez pour missions :



Élaboration et suivi de la facturation :

* Suivi des paiements clients / OPCO (Organismes de financement)
* Enregistrement et traçabilité dans les logiciels internes
* Relances clients / OPCO
* Gestion du contentieux (courriers de relance, démarches, transmissions)
* Contrôle et rapprochement des factures avec la codification analytique
* Suivi et transmission des indicateurs de paiement à la direction commerciale
* Réalisation et édition des factures, vérification et enregistrement des paiements étudiants dans le cadre de projets de mobilité internationale
* Participation à la gestion des demandes de prise en charge des financements



Contractualisation et supervision des contrats fournisseurs :

* Gestion des contrats fournisseurs (maintenance, énergie, locaux, etc.)
* Suivi des entretiens des véhicules ECM
* Réalisation et édition des contrats formateurs
* Gestion de la conformité des dossiers formateurs, relance des pièces manquantes

Outils utilisés : ERP, logiciel comptable, plateformes en ligne, Outlook, Excel




Profil



L’assistant(e) de gestion administrative doit faire preuve d’un excellent sens de la communication et savoir gérer efficacement les relations avec différents interlocuteurs : clients, fournisseurs, collaborateurs. La discrétion et la confidentialité sont essentielles pour le traitement d’informations sensibles. La rigueur et la précision sont indispensables pour garantir la fiabilité des données et la qualité des documents administratifs.




Informations contractuelles

Contrat à durée indéterminée

Temps plein – 39 h / semaine
1 jour de télétravail par semaine possible
Rémunération brute annuelle : 24–27 K€
Avantages : prime d'intéressement annuelle, séminaire annuel d'entreprise à l'étranger (5 jours), chèques cadeaux à Noël



Requirements
L’assistant(e) de gestion administrative doit faire preuve d’un excellent sens de la communication et savoir gérer efficacement les relations avec différents interlocuteurs : clients, fournisseurs, collaborateurs. La discrétion et la confidentialité sont essentielles pour le traitement d’informations sensibles. La rigueur et la précision sont indispensables pour garantir la fiabilité des données et la qualité des documents administratifs.