Assistante de direction

Le Centre Hospitalier Universitaire de Guyane est l'établissement de référence en matière de soins, d'enseignement et de recherche dans ce territoire ultramarin unique. Implanté sur trois sites principaux Cayenne, Kourou et Saint-Laurent du Maroni le CHU Guyane couvre un vaste territoire, au coeur de l'Amazonie française, et répond aux besoins de santé d'une population jeune, multiculturelle et en constante évolution. Le CHU de Guyane joue un rôle essentiel dans l'offre de soins spécialisée et de proximité, tout en participant activement à la formation des professionnels de santé grâce à ses partenariats universitaires. Il est également un acteur engagé dans la recherche en santé tropicale, en épidémiologie et dans l'innovation biomédicale adaptée aux réalités du territoire. Travailler au CHU de Guyane, c'est s'investir dans un projet médical ambitieux, dans un environnement humain et naturel hors du commun. C'est aussi relever des défis professionnels stimulants tout en contribuant à un service public de santé solidaire et inclusif. Une carrière s'enrichit de diversité, Le Centre Hospitalier Universitaire de Guyane vous attend ! Secrétariat : Assurer le secrétariat de direction (courriers, mails, appels, notes d'information/service, ) en optimisant la gestion du temps et en traitant les priorités Transmettre aux intéressés, dans les délais convenus, les éléments des dossiers et ceux nécessaires à leur bon suivi en temps réel Gérer le planning, les rendez-vous du Directeur d'établissement Gérer le planning du temps de travail des membres du comité de direction Assurer le traitement, le suivi des dossiers qui lui sont confiés et en informer régulièrement la Direction Rassembler, alimenter des tableaux de bord et reporting pour le compte du directeur d'établissement Organisation : Participer à l'organisation des réunions du Conseil de surveillance et autres instances (Directoire, Commission des usagers) et en rédiger les comptes rendus Prise de note pour les réunions du Comité de direction du CHU de GUYANE et en rédiger les comptes rendus (rotation avec les autres secrétariats de direction - site Cayenne et Saint-Laurent du Maroni) Organiser et suivre sur le plan logistique, les manifestations, missions diverses etc. Contribuer aux actions de communication interne Gestion des contentieux : Assurer la gestion des contentieux patients, des plaintes, réclamations, et des réquisitions Etre l'interface avec le service juridique, les assurances (responsabilité civile), les sociétés d'avocats, la gendarmerie et les usagers dans le cadre de sa mission de chargée des relations avec les usagers Préparer, centraliser et archiver les dossiers en lien avec les instances juridiques, les services de l'établissement, et filtrer les informations nécessaires à la prise de décision Contribuer à la gestion des dossiers juridiques institutionnels (autorisations, contrats et conventions), en les tenant à jour et en les rendant disponibles Tenir à jour un tableau de suivi de tous les contentieux de l'établissement Assurer une veille réglementaire et des échéances dans ce domaine Coordonner le suivi des procédures devant les tribunaux, saisir les actes et expédier les conclusions aux parties Gérer les provisions, la facturation et les états de frais liés aux différentes affaires juridiques Participer aux travaux des diverses commissions de l'établissement (CDU : Commission des Usagers, par exemple). Cette liste n'est pas exhaustive. Le salarié assure également toute tâche rendue nécessaire pour le bon fonctionnement et la sécurité du service et de l'établissement ou qui lui serait demandée par sa hiérarchie. Cette disposition s'applique pour autant que ladite tâche soit dans ses capacités et ne soit pas en contradiction avec un règlement, une obligation de sécurité, d'hygiène ou de déontologie. Département du lieu de travail : 973 Ville : Cayenne Expérience : 2-5 ans Temps de travail hebdomadaire : Horaires normaux Savoirs Méthodes de gestion administrative (dossiers, prises de rendez-vous, gestion des plannings etc.) Méthodes et techniques de rédaction de documents divers (comptes-rendus de réunions, notes) Méthodes de gestion des contentieux Techniques de communication Techniques d'archivage et de classement Connaissance de l'entité (organisation, personnel), son projet, les outils, procédures et protocoles nationaux (gestion des risques, signalement de maltraitance) Maîtriser les outils informatiques (Pack Office) Savoirs faire/ compétences techniques Gérer les plannings, prendre les messages, fixer les rendez-vous Rédiger des documents divers (comptes-rendus etc.) Assurer le suivi, le rangement et archivage des dossiers Préparer, transmettre et suivre les dossiers auprès des services juridiques Travailler en équipe, en réseau Rendre compte de son activité, avertir en cas de difficulté Communique, collabore et suit les instructions de son responsable hiérarchique Rendre compte de son activité et de celles des intervenants Elaborer des documents professionnels en vue de communication orale et écrite Utiliser les outils de bureautique Savoirs faire relationnels/ compétences comportementales Organisation Rigueur Ecoute Disponibilité Autonomie Sens de l'initiative Sens des relations humaines vis à vis des patients, des familles et des collègues Adaptation Réactivité Discernement et anticipation Qualités rédactionnelles Capacité à hiérarchiser son travail Prise de recul et distanciation professionnelle Respect du secret professionnel/discrétion