À propos du poste Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre notre équipe dynamique. En tant que professionnel(le) polyvalent(e), vous serez en charge de la gestion quotidienne des tâches administratives, de l'organisation des activités et du support aux différents services. Vous évoluerez dans un environnement bilingue, rapide et stimulant où votre capacité à jongler avec plusieurs priorités, votre sens de l'adaptation et votre excellente organisation seront essentiels pour assurer le bon fonctionnement de notre structure. Responsabilités Polyvalence Opérationnelle : Mener de front divers dossiers et requêtes, passer rapidement d'une tâche à l'autre selon les urgences, et apporter un soutien transversal ponctuel aux différents départements (incluant une aide de base aux communications). Gestion de l'accueil et des communications : Gérer la correspondance, les courriels et les appels téléphoniques via un système téléphonique multi-lignes, en utilisant les bonnes pratiques d’étiquette téléphonique (en français et en anglais). Support Administratif : Assurer la gestion et l’organisation des dossiers, le classement et l’archivage physique ou numérique selon les procédures en vigueur. Effectuer la saisie de données, la mise à jour des bases de données et le traitement administratif des documents avec rigueur et précision. Gestion de Projets et Priorités : Coordonner des projets internes, suivre leur avancement et réajuster les priorités en temps réel pour garantir la bonne marche des activités. Organisation : Organiser les réunions, gérer l’agenda complexe et préparer les supports nécessaires pour les présentations ou réunions. Relation Client : Accueillir les visiteurs ou clients avec professionnalisme, en assurant un service client de qualité, même lors des pics d'activité. Synergie d'équipe : Collaborer avec différentes équipes pour optimiser la gestion administrative et fluidifier les opérations au quotidien. Profil recherché Multitasking et Adaptabilité : Forte capacité à gérer de multiples tâches simultanément sans perdre en qualité. Vous savez faire face aux imprévus, prioriser efficacement vos actions et garder votre calme dans un environnement dynamique. Compétences linguistiques : Langue maternelle : français (ou niveau équivalent à celui d'un locuteur natif) avec une excellente maîtrise de la grammaire et de l'orthographe. La maîtrise de l'anglais est obligatoire (capacité à communiquer de façon fluide à l'oral et à l'écrit). Expérience : Expérience préalable en gestion administrative ou en secrétariat, idéalement dans un environnement utilisant Microsoft Office, Google Workspace et d'autres outils bureautiques. Une expérience en office management serait très appréciée. Organisation et Rigueur : Excellentes compétences organisationnelles et respect strict des délais. Autonomie, proactivité et discrétion dans la gestion des informations sensibles. Savoir-être : Sens du service client, grande aisance relationnelle, esprit d'entraide et maîtrise des techniques d’accueil téléphonique avec courtoisie et professionnalisme. Ce que nous offrons : Nous offrons un poste stimulant où votre polyvalence, votre réactivité et votre expertise administrative seront pleinement valorisées, dans un cadre professionnel respectueux et convivial. Les candidat(e)s sélectionné(e)s auront l’opportunité d'être le véritable pilier de notre organisation, tout en développant leurs compétences professionnelles au quotidien.
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