Gestionnaire equipements & cartes achats - h/f

Le poste

Missions du poste :

Suivi du plan d’équipement annuel du GHPG & FV et de la régie et cartes achats, bornes selfs etc.

Assurer le suivi des commandes : Saisie des commandes sur C-page, réception, liquidation et mandatement.

Activités permanentes :

Les activités et missions principales au titre de gestionnaire Achat sont :

· Saisie des commandes sur Cpagei et envoi aux fournisseurs/prestataires

· Traitement de la facturation et préparation au mandatement sur Cpagei : réception, liquidation et mandatement des commandes réalisées

· Rapprochement de la facture avec la commande

· Vérification du Service Fait en lien avec le service inventaire et validation des factures.

· Liaison et interface dans le cadre du recours aux centrales d’achat : RESAH, UNIHA, UGAP.

· Suivi des livraisons et rappels auprès des fournisseurs des marchandises non réceptionnées ou partiellement réceptionnées.

· Liaison et correspondance avec les fournisseurs pour traitement et suivi des litiges.

· Interface avec la trésorerie, faire le lien pour les questions de mandatement suspendus, erreur de facturation et traitement des rejets de la trésorerie.

· Veille au respect de l’imputation des dépenses par comptes et par UF

· Suivi des enveloppes budgétaires dans son domaine d’activité (exemple : suivi des activités thérapeutique, intéressement, ergothérapie…)

· Suivi des contrats/marchés dans son domaine d’activité en lien avec le responsable Achats

· Demande de devis

· Suivi et classement archives

· Interface « RECO » édition listing et récap. borne self visiteurs et pénitentiaire (contrôle dépenses et mandatement)

· Contrôle des dépenses effectuées par la carte achats et renseigner les tableaux de suivi sur le lecteur partagé

· Réaliser un point régulier avec les porteurs de cartes d’achats afin de récupérer les justificatifs d’achat et émettre un état des dépenses.

· Pointer les justificatifs avec le relevé mensuel des opérations dans le respect du calendrier de la banque

· Préparer les mandatements et scanner les justificatifs d’achats pour la trésorerie en lien avec le service des finances.

· Archiver les documents

Activités ponctuelles :

· Gérer et traiter les demandes de remboursement et transmettre au service de la DRH.

· Rédiger les certificats administratifs pour régulariser les anomalies si nécessaires

· Liquider et mandater le relevé mensuel des dépenses des cartes d’achat transmis par la banque en le croisant avec les justificatifs d’achat.

· Remboursement des repas restant sur le badge lors de départ des étudiants ou stagiaires (RECO)

· Suivi des budgets en lien avec l’encadrement hiérarchique

· Continuité de service : polyvalence avec les autres gestionnaires

· Participation aux travaux de clôture comptable.

· Tout autre demande en fonction de la nécessité de services en lien avec les missions du service.