Stagiaire assistant evenementiel – service communication et relations publiques de l’institut d[...]

STAGIAIRE ASSISTANT EVENEMENTIEL – SERVICE COMMUNICATION ET RELATIONS PUBLIQUES DE L’INSTITUT DE FRANCE

Stage - 5 mai 2025

À compétences égales, une attention particulière sera apportée aux personnes en situation de handicap.

OFFRE DE STAGE – INSTITUT DE FRANCE– SERVICE COMMUNICATION ET RELATIONS PUBLIQUES

Référence du site«place de l’apprentissage et des stages » (PAS):S-2025-169067
Date de publication sur le site PROFIL CULTURE: 05/05/2025
Date de rédaction de l’offre d’emploi : 30 avril 2025

Intitulé du stage : STAGIAIRE ASSISTANT EVENEMENTIEL

Etablissement d’accueil du stagiaire: INSTITUT DE FRANCE

Période du stage: STAGE 6 MOIS 2025 (entre septembre 2025 et février 2026)

Maître de stage: Julien CHAMBON (chef de service)

Date limite de candidature: 30 juin 2025

Domaine fonctionnel du stage: COMMUNICATION

Stage rémunéré: OUI

Télétravail possible: NON

Matériel informatique fourni: OUI

Adresse du lieu du stage: 23 quai de Conti, 75006 Paris

Créé en 1795, l’Institut de France a pour mission de proposer aux cinq académies qui y travaillent (Académie française, Académie des inscriptions et belles-lettres, Académie des sciences, Académie des beaux-arts, Académie des sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour remplir leur mission de perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions (plus de 23 millions d’euros sont distribués chaque année par le biais de ses fondations abritées). Placé sous la protection du président de la République, il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques dont la bibliothèque Mazarine, ou encore de nombreuses demeures et collections qui lui ont été léguées depuis la fin du XIXe siècle. Parmi elles se trouvent le château de Chantilly, le domaine de Chaalis, le musée Jacquemart-André, le château de Langeais, le manoir de Kerazan ou encore la villa Kérylos. Outre les membres de l’Institut qui se rendent au Palais pour leur séance hebdomadaire, l’Institut de France et les cinq académies reçoivent tout au long de l’année, au cours des événements qu’ils organisent ou accueillent, de nombreuses personnalités françaises ou étrangères comme le président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’État et personnalités étrangères.

L’Institut et les cinq académies comptent 520 collaborateurs. L’Institut de France au sens strict en compte environ 350, répartis en différents ensembles (services centraux, bibliothèques, monuments). Les services centraux de l’Institut s’appuient sur 130 personnes qui assurent le fonctionnement du palais de l’Institut (ensemble architectural du 17 au 25 quai Conti, ainsi que le 1 rue de Seine), siège de l’Institut et des cinq académies. Ils organisent également les événements et portent les actions dont l’Institut est responsable (librairie, conférences, visites, podcasts, France-Mémoire). Ils assurent la gestion des fondations de l’Institut et la tutelle des monuments que possède l’Institut. Ils assurent un appui constant dans la gestion des bibliothèques de l’Institut.

Pour cela, les services de l’Institut reposent sur six services support: affaires juridiques et archives, ressources humaines, systèmes d’information, intérieur (affaires générales, sécurité, audiovisuel et intendance), services financiers et agence comptable. Ils reposent aussi sur sept services métiers: monuments et collections, mécénat et développement, fondations, culturel, communication, service de valorisation du patrimoine et service des bibliothèques.

Le service communication et relations publiques a pour mission de valoriser l’image et les missions de l’Institut de France et de fédérer les différentes parties prenantes autour d’objectifs clairs et mobilisateurs. Le service communication intervient dans plusieurs domaines :

* la communication externe (relations presse, relations publiques, événementiel),
* la communication institutionnelle (auprès des médias et d’acteurs publics et privés sur les activités et les missions de l’Institut),
* la communication interne (en direction du personnel et des membres de l’Institut),
* la communication en ligne (site internet, réseaux sociaux, etc.).

Il est également chargé:

* de définir la stratégie de communication en lien avec la hiérarchie
* d’élaborer le plan de communication et de réaliser différents supports « on » et « off » line et organiser des événements,
* d’aider à la mise en œuvre de projets de communication sur intranet, site internet, etc.
* d’accompagner le changement dans le cadre de projets transversaux (réorganisation).

Le service de communication et relations publiques de l’Institut de France s’appuie sur un chef de service, une responsable de la gestion administrative et financière, une chargée de projets événementiels, un chargé de projets numériques, une graphiste, une apprentie et des prestataires extérieurs éventuellement.

Le service communication travaille en étroite collaboration avec le service culturel (en charge notamment de Canal Académies, plateforme audiovisuelle de l’Institut de France) et le service France Mémoire, (héritage du service des commémorations nationales du ministère de la Culture) qui célèbre les anniversaires historiques. Ensemble ces services travaillent à la diffusion du savoir qui circule au sein des murs du quai de Conti.

Placé sous la responsabilité du chef de service (maître de stage) et en collaboration étroite avec la chargée de projets événementiels (tutrice) vous aurez pour activités principales :

* Participation à la gestion des projets et production de nos événements (Remise des Grands Prix des Fondations de l’Institut de France, Nuit Blanche, Journées européennes du patrimoine, séance solennelle de rentrée des 5 académies…);
* Suivi des listes, mise à jour de la base de données et veille de contacts clés, préparation des invitations et du publipostage;
* Aide à la gestion des fournisseurs et prestataires;
* Suivi des demandes de mises à disposition d’espaces ;
* Participation à la réalisation de productions écrites (brochures, courriers, diplômes).

Connaissance – Diplôme – Formation en cours :

Master en communication, en événementiel, école de communication (CELSA, ISCOM, EFAP…), ou écoles de commerce, diplôme de Sciences politiques (IEP)…

Une première expérience dans un poste similaire ou toute expérience professionnelle est fortement appréciée.

Savoir faire

Grande capacité rédactionnelle

Avoir une très bonne expression orale

Savoir travailler en équipe

Savoir s’adapter à un nouvel environnement dans des délais très courts

Savoir gérer des projets dans l’urgence

Être organisé, rigoureux

Savoir proposer de nouveaux projets (capacité d’initiative)

Savoir être

Être autonome

Savoir rendre compte

Apprécier de travailler en équipe

Savoir gérer les priorités entre les différents projets

Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur une plate-forme de recrutement. Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur la plate-forme.

Adresser votre dossier de candidature à l’adresse

En mentionnant dans l’objet du message : VOTRE NOM _ CANDIDATURE STAGE EVENEMENTIEL

Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :

* lettre de motivation,
* diplôme détenu le plus élevé,
* présentation de la formation suivie (ou de l’école de formation), le cas échéant.
#J-18808-Ljbffr