Responsabilités principales liées au secrétariat/assistanat :
1. Appui à l'organisation de la Dirop :
- Accueil physique des invités aux réunions de la Direction des Opérations.
- Impression des dossiers, mise en forme des comptes rendus, et diffusion.
- Tenue et mise à jour d'un annuaire des contacts par opération.
- Organisation et classement de l'arborescence sur le serveur et les SharePoint.
- Tenue du planning prévisionnel des congés pour les équipes.
- Assistance aux équipes dans l'archivage des dossiers des opérations.
2. Gestion du courrier de la Dirop :
- Réception, enregistrement chrono, et scan du courrier à l'arrivée.
- Diffusion aux Directeurs.trices des opérations concerné(e)s et enregistrement sur le serveur/SharePoint.
- Enregistrement des courriels "à impact" en lien avec les équipes et les directeuris.trices des opérations.
- Mise en forme/rédaction du courrier au départ.
- Gestion complète du processus d'envoi, y compris la mise en signature, copie, classement, scan, enregistrement, et gestion des RAR.
- Tenue du chrono.
- Enregistrement des courriels "à impact" en lien avec les équipes et les directeurs.trices des opérations.
3. Factures/Marchés et lettres de commande :
- Saisie et constatation sur GO7 des factures et situations arrivées par Chorus.
- Appui des équipes dans l'utilisation de GO7.
- Informations des équipes sur les "Services faits" à valider.
- Relance pour mise en paiement dans les délais.
- Correspondant(e) de la DirFi pour le suivi de la mise en paiement.
- Interlocuteur.trice des prestataires extérieurs pour les questions relatives aux paiements et le dépôt des factures dans Chorus.
- Proposition de modèles de Décompte mensuel/situation.
- Gestion des factures "litigieuses" en lien avec l'équipe.
- Suivi des DGD et clôture des marchés en lien avec les équipes.
- Établissement des lettres et bons de commande à partir de GO7.
- Pré-engagement des lettres de commande hors marché et bons de commande pour les marchés à BPU.
- Suivi des validations des engagements par les directeurs.trices des opérations.
- Revue périodique : extraction, compilation, mise en signature, scan et classement des situations et factures réglées.
- Assistance dans la formalisation des marchés < 90 K€ HT.
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