Le SESSAD Vents d'Ouest accompagne environ 135 usagers de 0 à 20 ans, porteurs de Déficience Intellectuelle, de Troubles du Comportement et de la Personnalité et de Troubles du Spectre Autistique.
Nous recrutons un SECRETAIRE DE DIRECTION H/F en CDI à temps partiel à 0,50 ETP, soit 17,5 heures hebdomadaires, avec une modulation du temps de travail sur la période du contrat selon le calendrier d'ouverture de l'établissement (fermeture sur une partie des vacances scolaires)
Poste basé à ANCENIS (44) avec déplacements possibles sur les antennes, à pourvoir immédiatement
Rémunération selon CCN66 grille « technicien supérieur », avec reprise d'ancienneté possible conformément aux dispositions conventionnelles.
Descriptif du poste :
* Assurer l'assistance générale de la Direction et de la Cheffe de service :
- Coordination des missions de secrétariat en lien avec les secrétaires d'antennes
- Rédaction et diffusion de notes de services et/ou information
- Gestion du courrier, planning des réunions du service, convocations et comptes rendus
- Suivi des registres et affichages obligatoires
- Rédaction et mise à jour de procédures et documents de travail
- Réalisation de statistiques, tableaux de bord, enquêtes, rapports d'activités, etc.
- Gestion et supervision de la communication interne et externe
- Gestion des achats groupés pour l'établissement en lien avec le service financier du siège
- Prise en charge et suivi complet possible d'un dossier ou évènement spécifique (séminaires, portes ouvertes, etc.)
* Assurer un appui ressources humaines à la Direction et à la Cheffe de service, en collaboration avec le service RH du siège :
- Accueil et intégration des nouveaux professionnels
- Suivi des TAM, congés et autres évènementiels des professionnels -
- Suivi des formations courtes (colloques, séminaires)
-Préparation des éléments de salaire
* Assurer un appui logistique à la Direction :
- Suivi du classeur « Entretien » et « Sécurité » en collaboration avec le service logistique du siège
- Gestion du parc automobile : suivi de l'entretien des véhicules en collaboration avec le service logistique du siège
- Gestion des achats fournitures en concertation avec les secrétaires des antennes
- Suivi des dossiers assurances
* Accompagner la conduite de la Démarche d'Amélioration Continue de la Qualité :
- Sous l'autorité de la direction, assister la mise en œuvre de la démarche qualité du service
- Promouvoir et sensibiliser les différents acteurs dans l'appropriation des outils qualité
- Participer à l'élaboration du projet d'établissement, à son suivi et à son actualisation.
- Contribuer à la préparation du rapport d'activité
Profil recherché :
* Niveau BTS exigé
* Expérience de secrétaire/assistant de direction souhaitée
* Travail en équipe et en autonomie
* Organisation, polyvalence, capacité d'adaptation
* Réactivité, gestion des urgences et des priorités
* Force de proposition, initiative, capacité d'anticipation
* Prise de notes, esprit de synthèse, être méthodique
* Capacité d'écoute, de communication, qualités relationnelles
* Discrétion, loyauté, diplomatie, confidentialité
* Filtrage des demandes, orientations des interlocuteurs
* Maitrise de l'expression écrite et orale
* Maitrise des outils informatiques et bureautiques
Type d'emploi : Temps partiel, CDI
Programmation :
* Du lundi au vendredi
* Travail en journée
Lieu du poste : En présentiel
Experience: Débutant accepté
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