Assistant de gestion pme (h/f)

*Poste à pourvoir mai 2026* Formation possible en interne

Définition du poste :

- Emploi d'assistance lié directement à la fonction et à la responsabilité des dirigeants et/ou d'un cadre supérieur.
- L'assistant de gestion est susceptible d'intervenir sur l'ensemble des affaires courantes, sur les aspects administratifs, organisationnels et d'échanges avec l'extérieur liées à son travail et à celui des dirigeants.
- Son travail se situe en amont de la prise de décision qu'il vise à faciliter, et en aval pour permettre sa mise en œuvre. La prise d'initiatives lui revient si son supérieur lui laisse une marge de manœuvre et d'action assez grande. Il a la plupart du temps des responsabilités importantes inscrites dans le cadre de l'administration de l'entreprise.


Activités principales :

Secrétariat :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur importance et des priorités
- Enregistrer, trier et dispatcher le courrier
- Assurer les tâches de secrétariat : frappe et mise en forme de documents notamment
- Enregistrer et répondre aux demandes des collaborateurs
- Participer à l'organisation des déplacements de la direction et des évènements de l'entreprise
- Concevoir des outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord et les mettre à jour
- Maitrise du pack office
- Si possible ou intéressé(e) : Gérer la communication de l'entreprise (charte graphique, modèle de courrier.), aide à la mise en place du site internet et à sa gestion.

Gestion comptable :
- Facturation, contrôle factures des prestataires et sous-traitants et contrôle de marge.
- Contrôle et saisie des pièces achats, ventes, notes de frais et banque, rapprochements bancaires.
- Préparation de la TVA
- Règlements fournisseurs, pointage des encaissements clients, lettrage des comptes auxiliaires
- Suivie et relance client
- Prévision et suivi de la trésorerie

Gestion administrative :
- Respecter et/ou améliorer l'organisation administrative de l'entreprise en concertation avec les dirigeants : plans de classement, plans d'organisation des taches avec mise en place des procédures.
- Suivi administratif du personnel : documents et formalités administratives des entrées et sorties, suivi des contrats de prévoyance, suivi du financement des formations, tenue des registres, suivi des plannings congés et absences, préparation des variables de paie interface avec le cabinet comptable, interface avec le comptable pour la rédaction des contrats de travail.
- Constituer et saisir des dossiers de candidature de l'entreprise à un appel d'offres et en effectuer le suivi :
documents et formalités administratives liée aux chantiers (PPSPS, RG, Caution bancaire, DOE.)
- Concevoir et actualiser les outils de suivi d'activité de la structure au moyen de tableaux de bord, d'échéanciers, ...
- Utilisation de logiciels de gestion comptable.

Compétences et connaissances professionnelles :
- Communication orale : adapter son langage, ses messages, au type de public ou d'interlocuteur, s'exprimer au nom de l'entreprise.
- Connaissance du monde du bâtiment et idéalement du secteur de la plâtrerie et de l'isolation.
- Connaissance de l'environnement de l'entreprise.
- Organisation et planification : respecter les procédures d'organisation, planifier ses activités à moyen terme, gérer les priorités et s'adapter aux aléas.
- Techniques de secrétariat : Méthodes de classement et d'archivage, Modalités d'accueil, Techniques de prise de notes, Techniques de gestion administrative.

Qualités professionnelles
- Autonomie : sens de l'anticipation, de l'initiative.
- Maîtrise de soi : capacité à travailler dans l'urgence.
- Sens de l'entreprise : confidentialité des informations traitées.