Attaché.e de direction et de communication f/h

L’attaché.e de direction est placé sous la responsabilité du Directeur général et du Directeur général délégué et est amené à interagir avec un grand nombre de parties prenantes internes et externes. I. Soutien au Président, au Conseil d’administration et à la vie associative Gestion du courrier, rédaction de courriers en français et en anglais Suivi de de l’agenda Support au Président dans l’ensemble de ses mandats Appui au Président pour le suivi personnalisé des membres du CA, des grands partenaires et grands donateurs, en lien avec les équipes dédiées Gestion des signatures physiques et électroniques, suivi des délégations de signatures Convocation, organisation et secrétariat des CA, des AG ordinaires et extraordinaires et des comités thématiques Relecture, mise en forme et transmission aux organes de gouvernance des éléments produits à leur attention Suivi de l’exécution des décisions prises Suivi des mandats des membres II. Assistance auprès des DG et DGD Assistance globale dans l’ensemble des missions Gestion des agendas, préparation des rdv Suivi du courrier, rédaction de courriers en français et en anglais Gestion des signatures physiques et électroniques Préparation des déplacements : transport, hôtel, budget, visa, documents de communication, prise de rdv, coordination avec les équipes et partenaires locaux Rédaction des comptes rendus des instances de gouvernance opérationnelle (dont Comité exécutif, Comité de pilotage, International Management Committee) Aide au suivi de la mise en œuvre des programmations annuelles des directions Support ponctuel aux organisations de l’écosystème BSF (associations nationales, Kajou, Solibri) et à la direction générale dans l’exercice de ses fonctions et mandats au sein de ces organisations Soutien à la mise en œuvre de chantiers internes transverses III. Soutien administratif et juridique Veille quant au respect des statuts, du règlement intérieur et des normes internes Archivage Soutien à la rédaction des dossiers administratifs, en particulier pour les demandes de financement Soutien administratif et juridique à la création et enregistrement de nouvelles associations Relations avec les conseils juridiques Contribution à la veille juridique sur les thématiques liées aux domaines d’action de BSF Gestion du dépôt, de l’enregistrement et du suivi des marques de l’association IV. Communication et coordination interne Organisation d'événements internes Dissémination des procédures liées à la gouvernance Organisation des réunions de coordination entre la direction générale et les différentes directions, rédaction de comptes-rendus suivi de la mise en œuvre des décisions Support sur les grands événements et responsabilité complète sur les plus petits événements Gestion des supports de visibilité Soutien à la structuration du réseau des correspondants locaux Bénévoles : recrutement, onboarding, animation de la communauté, coordination des missions Formation supérieure en secrétariat, gestion administrative, communication ou équivalent Une formation juridique serait un plus Expérience significative dans un poste similaire, idéalement en ONG internationale Maîtrise parfaite du français et de l’anglais (écrit et oral) Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et PowerPoint Compétences avérées en gestion administrative, gestion de projets, et organisation d’événements Excellentes compétences rédactionnelles Capacité à prioriser et à gérer efficacement plusieurs tâches simultanément dans des délais serrés Rigueur, professionnalisme et confidentialité Adaptabilité et polyvalence Sens de l'initiative et autonomie Esprit d'équipe et empathie Sens de l’interculturel et intérêt pour les projets portés par l’association À PROPOS DE BSF Bibliothèques Sans Frontières (BSF) est une ONG internationale fondée en 2007 qui facilite l’accès à l’éducation, la culture et l’information, en France et dans plus de vingt pays. À travers des dispositifs innovants comme l’Ideas Box, des bibliothèques mobiles et des solutions numériques hors ligne, BSF accompagne les jeunes, les communautés isolées et les populations en situation de précarité pour renforcer leurs compétences, leur autonomie et leur employabilité. Les actions couvrent des champs variés de l’éducation à l’insertion professionnelle, en passant par l’environnement, la santé sexuelle et reproductive et la promotion de la lecture. L’organisation collabore étroitement avec des partenaires institutionnels, des ONG locales et des acteurs du développement pour déployer des solutions adaptées aux réalités du terrain et maximiser l’impact de ses initiatives. Chez BSF, les décisions de recrutement sont prises sur la base des compétences et qualités des candidates et candidats au regard des besoins de l’association dans le cadre d’un processus respectueux et inclusif. BSF recrute et emploie des personnes quels que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap.