Charge d'accueil h/f

Bonjour et bienvenue chez Artis Tertiaire ! Nous sommes une entreprise spécialisée dans le recrutement et la mise à disposition de personnel qualifié dans le domaine du tertiaire depuis 30 ans !
Nous recrutons en intérim, CDD et CDI pour les métiers du tertiaire tels que les activités financières, les services aux entreprises, la communication, l'administration, la comptabilité et bien plus encore !
Nous avons à cœur de répondre aux besoins spécifiques de nos clients en leur proposant des solutions sur mesure, adaptées à leur secteur d'activité et à leur organisation. Nous sommes également très attentifs à la satisfaction de nos intérimaires, en leur offrant des conditions de travail optimales et en les accompagnant tout au long de leur mission.
Chez Artis Tertiaire, nous sommes convaincus que la qualité de nos prestations repose avant tout sur la qualité des recrutements. C'est pourquoi nous attachons une grande importance au recrutement de collaborateurs expérimentés et passionnés par leur métier. Nous investissons également dans leur formation et leur développement professionnel pour leur permettre de progresser et d'acquérir de nouvelles compétences.
Dans le cadre de notre engagement en faveur de la diversité, de l'inclusion et de l'égalité des chances, nous vous informons que les postes proposés au sein de nos agences sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
Vous êtes à la recherche d'une mission intérimaire ou permanente dans ce secteur, n'hésitez pas à nous contacter au 02 23 40 14 17 ou par mail à l'adresse tertiaire@artis-interim.fr
Nous serons ravis de vous accompagner dans votre projet et de vous aider à trouver les solutions les plus adaptées à vos besoins.
Vos avantages
Salaire : selon votre profil/expérience + IFM 10% + Congés payés 10 % + PRIME de PARTICIPATION Artis (en moyenne 890€/an calculés à partir de 3 mois de mission).
Participation aux bénéfices, bons d'achat de parrainage (de 40€ à 80€), aide au logement, location de véhicule, garde d'enfants, mutuelle avantageuse, formation professionnelle, contrats et bulletins de paie en ligne, relevés d'heures par mail, acomptes personnalisés.
ARTIS s'engage également en faveur du territoire (RSE) : 85% de redistribution de notre CA au profit de l'emploi, des services publics et de l'environnement.
FINALITES DU POSTE
Assurer un rôle d'interface et de communication entre l'office et son environnement en assurant l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs (candidats à un logement, locataires, partenaires) et en apportant un premier niveau de réponse.
ENJEUX

- Contribuer à la satisfaction des interlocuteurs de l'accueil par la qualité et la réactivité du service rendu
- Faciliter la circulation de l'information pour tous les acteurs concernés
- Assurer la gestion fluide et professionnelle des appels téléphoniques (réactivité, nombre d'appels traités, qualité et pertinence des réponses apportées, orientation des appels)


MISSIONS - ACTIVITES
RELATION LOCATAIRES ET PARTENAIRES

- Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs se présentant au siège, dans le respect de la charte accueil
- Assurer l'accueil téléphonique, renseigner et orienter les interlocuteurs
- Apporter un premier niveau de réponse aux demandes formulées (accès au logement, vie du bail, paiement des loyers, organisation des services)
- Orienter les interlocuteurs de l'accueil vers les services internes ou externes adéquats. Programmer des rendez-vous le cas échéant
- Assurer la traçabilité des échanges verbaux ou écrits (courrier, mails) dans le logiciel métier
- Veiller à l'acheminement des messages vers leurs destinataires dans les délais appropriés aux situations


ENCAISSEMENT DES LOYERS

- Encaisser les loyers et les dépôts de garantie, renseigner les locataires sur le suivi de leur compte locataire (loyer, charges et aides)
- Assurer le suivi comptable de la caisse
- Transmettre au Pôle Impayés et Contentieux toutes informations utiles à la gestion des dossiers


GESTION DU COURRIER

- Assurer le traitement journalier de l'ensemble du courrier "arrivée" et "départ"
- Identifier, enregistrer et traiter les courriers sensibles, en application de la procédure
- Suivre les procédures courrier, en veillant à l'optimisation des dépenses d'affranchissement
- Renseigner sur les procédures et tarifs courrier, en veillant à l'optimisation des dépenses d'affranchissement
- Assurer la gestion du courrier électronique par l'intermédiaire de la boîte aux lettres « contact », dans le respect de la procédure en place


APPUI À LA DGLS

- Émettre diverses attestations demandées (attestation de domicile, de loyer)
- Dupliquer et transmettre les copies de baux locatifs, dans le respect des procédures
- Apporter un premier niveau de réponse aux locataires concernant la demande de mutation


INTERFACE, COORDINATION, FONCTIONNEMENT DU SERVICE ET DU SIEGE

- Veiller à la bonne tenue des espaces d'attente et à la diffusion des brochures et magazines
- Formaliser quotidiennement le planning du lendemain
- Mettre à jour les plannings annuels pour les utilisations des véhicules mutualisés
- Gérer les badges d'accès au siège. Veiller à l'opérationnalité du système de sécurité, en lien avec le service exploitation
- Apporter un soutien pour l'organisation de certaines manifestations. Assurer l'accueil des participants, parfois tardivement.
- Prendre en charge des activités complémentaires ponctuelles ou récurrentes pour tout service dans la limite de la compatibilité avec les tâches principales : mailings, enquêtes locataires, assurances, mises sous plis …
- Renfort et remplacement ponctuel en agences
SAVOIR

- Formation dans le domaine de l'accueil, de la gestion immobilière, de l'hôtellerie/tourisme, de l'assistanat (Bac à Bac+2) ou expérience équivalente
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Outlook, Internet)
- Connaissance de base en droit locatif
- Maitrise de l'anglais appréciée

SAVOIR FAIRE

- Techniques d'accueil téléphonique et physique (écoute, reformulation, maitrise de la conversation, conclusion)
- Manipulation d'un standard et d'une caisse
- Gestion des situations relationnelles difficiles

SAVOIR ETRE

- Sens du service client
- Intelligence situationnelle (capacité d'analyse des situations)
- Intelligence relationnelle et aisance dans la communication orale et écrite
- Capacité d'adaptation à des interlocuteurs et situations variés
- Résistance au stress
- Goût pour le travail en équipe et en transversalité
- Organisation et rigueur
Positionnement :

- Direction / service : Direction des Ressources Humaines et Relations sociales
- Rattachement hiérarchique : responsable accueil siège
- Coéquipiers : chargé(e)s d'accueil, assistant(e) technique relation locataire en agence, l'ensemble des services

Particularités du poste :

- Organisation horaire : planning hebdomadaire suivant les horaires d'ouverture au public du siège