Assistante de gestion (h/f)

1. Intitulé du poste
Assistante de Gestion
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2. Finalité de l'emploi
L'Assistante de Gestion assure le traitement et le suivi des opérations administratives, comptables et de gestion courante de l'entreprise.
Elle contribue à la fiabilité des données de gestion, à la continuité des flux administratifs et au bon fonctionnement des processus internes, en appui direct à la Directrice Administrative et Financière, dans un environnement de PME.
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3. Relations de travail
Relations internes :
- Directrice Administrative et Financière (hiérarchique)
- Direction opérationnelle
- Services techniques et commerciaux
Relations externes :
- Clients
- Fournisseurs
- Prestataires
- Interlocuteurs administratifs
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4. Description des activités significatives
4.1 Gestion administrative et comptable
- Réaliser la création et la mise à jour des tiers (clients, fournisseurs).
- Enregistrer et maintenir les données administratives associées.
- Émettre les devis et factures clients conformément aux procédures.
- Saisir et contrôler les commandes fournisseurs.
- Traiter et vérifier les factures fournisseurs (conformité, rapprochement, suivi).
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs.
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4.2 Suivi de gestion
- Contrôler la facturation récurrente en début de période.
- Participer aux opérations de clôture mensuelle (collecte et saisie des données).
- Contribuer à la comptabilisation des charges liées aux contrats.
- Produire des tableaux de suivi simples à destination de la DAF.
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4.3 Gestion des stocks et flux
- Assurer le suivi administratif des mouvements de stock (entrées/sorties).
- Enregistrer et contrôler les flux liés aux achats et livraisons.
- Contribuer à la fiabilité des données de stock.
- Participer aux opérations d'inventaire.
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4.4 Gestion des demandes et suivi
- Enregistrer et suivre les tickets ou demandes internes et externes.
- Coordonner leur traitement jusqu'à résolution.
- Assurer la traçabilité des actions réalisées.
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4.5 Accueil et support administratif
- Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des appels entrants.
- Orienter les interlocuteurs et transmettre les informations.
- Rédiger et traiter les correspondances administratives courantes.
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5. Responsabilités exercées et latitude d'action
Responsabilités exercées
L'Assistante de Gestion :
- Assure la fiabilité et la conformité des données administratives et comptables saisies.
- Réalise les opérations de gestion dans le respect des procédures et délais définis.
- Contrôle la cohérence des informations traitées et signale les anomalies.
- Contribue à la continuité des flux de gestion (achats, ventes, stocks).
- Participe à la qualité du suivi administratif et financier de l'entreprise.
Elle est responsable de la bonne exécution des activités confiées, sans responsabilité de décision stratégique ou financière.
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Latitude d'action
- Organise son activité quotidienne en fonction des priorités définies.
- Applique les procédures et règles de gestion en vigueur.
- Prend des initiatives dans le traitement des opérations courantes (relances, corrections simples, priorisation).
- Alerte la DAF en cas d'écart, d'anomalie ou de situation inhabituelle.
Elle agit dans un cadre défini et soumet toute situation non standard ou à enjeu à validation hiérarchique.