Chargé des actes administratifs et des financements extérieurs dsd vq (h/f)

Chargé des actes administratifs et des financements extérieurs DSD VQ (H/F) – Communauté urbaine Grand Paris Seine & Oise

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MISSIONS

La Direction des Supports Décentralisés (DSD) de la DGA Vie Quotidienne assure le pilotage, la veille et la proximité opérationnelle des directions métiers. Au sein de l’unité Gestion administrative, le Chargé des Actes administratifs et des financements extérieurs est placé sous l’autorité du responsable de l’unité. L’unité gère les fonctions administratives des directions opérationnelles de la DGA Vie Quotidienne (hors Cycle de l’eau), notamment pour les directions suivantes: la Voirie; les Bâtiments et Equipements Communautaires; l’Energie; la Maîtrise des Déchets; la Maîtrise d’Ouvrage.

Les activités consistent à rédiger, relire, contrôler et centraliser les actes administratifs, appuyer le montage des dossiers de financements extérieurs, déposer les demandes de versements et soldes selon les règles de délais et de qualité imposées par les financeurs. Le titulaire sollicite les pilotes des directions pour obtenir les informations et documents nécessaires et bénéficie de l’appui du référent subvention du service financements externes des projets de la DGA VQ.

Le poste prévoit d’anticiper et d’informer les interlocuteurs sur les difficultés éventuelles et de les accompagner dans leurs résolutions. L’intervention vise à présenter des actes consolidés et faciliter le versement effectif des financements extérieurs au bénéfice de la CU. Le titulaire alimente et suit les outils et les processus afin de garantir une gestion administrative rigoureuse et assure le reporting régulier auprès du responsable de l’unité et du service Financements externes des projets.

La réussite repose sur la qualité et la transversalité des échanges avec les interlocuteurs internes (DSD, chargés d’opérations, directions ressources et métiers) et externes (financeurs, TP…), ainsi que sur l’anticipation des échéances.

Vos Missions Principales Seront

* Rédiger, relire et contrôler les actes administratifs de la DGA VQ (décisions, arrêtés, délibérations) selon les procédures internes et le calendrier annuel, en lien avec les directions opérationnelles et le service des Assemblées.
* Centraliser les actes administratifs, les gérer dans l’outil (Oxyad) et les suivre à l’aide des outils partagés.

Participation Au Pilotage Global Des Financements Extérieurs

* Participer aux revues du service Financements externes et suivre la Feuille de route annuelle des financements extérieurs.
* Elaborer et suivre le rétroplanning de financements externes et communiquer auprès des interlocuteurs concernés lors des notifications.
* Contribuer à l’élaboration et au suivi de l’exécution budgétaire des financements externes, en lien avec le service Budget et comptabilité et le service Financements externes.

Appui au montage des dossiers de demande de financements extérieurs

* Identifier les projets nécessitant des financements extérieurs en lien avec le service Financements externes et les directions opérationnelles.
* Appuyer et centraliser les dossiers en collaboration avec les interlocuteurs appropriés (pilotes, chargés d’opérations, services DSD ou Financements externes) et préparer les documents avant l’envoi.
* Rédiger les actes administratifs nécessaires

Suivi Global Des Financements Extérieurs

* Assurer le suivi administratif et financier (avancement, demandes de versements, montants, validité des conventions) et remonter les écarts.
* Suivre et reporter les financements à percevoir via les outils appropriés; communiquer sur les rétroplannings et les actions associées; assurer la complétude des dossiers avant clôture.

Demandes De Versements Des Financements Extérieurs

* Solliciter les interlocuteurs internes pour finaliser les dossiers de versement (pièces techniques et financières).
* Préparer et transmettre les bilans aux financeurs dans les délais et respecter le formalisme.
* Saisir les engagements de recettes et joindre les pièces annexes; transmettre les notifications aux services opérationnels et financiers.

Activités Associées Ou Connexes

* Réaliser des activités de soutien à l’équipe en fonction des nécessités et des actualités de la direction.

Profil

* Bonne connaissance de l’environnement et du fonctionnement de la fonction publique territoriale
* Maîtrise des règles de rédaction des actes administratifs
* Bonnes connaissances des règles budgétaires et comptables publiques (nomenclature M57)
* Capacité à appliquer des règles et des procédures
* Capacité à organiser et à planifier
* Aptitude à travailler en mode projet et à accompagner le changement
* Maîtrise des outils de gestion bureautique (Microsoft 365), des applicatifs Civil Finances et Oxyad.

La Communauté Urbaine Vous Propose

* Rémunération attractive sur étude individualisée
* Plusieurs formules de télétravail et espaces de coworking
* Parking gratuit et forfait mobilité durable sous conditions
* Carte restaurant avec contribution employeur de 60%
* Mutuelle et prévoyance avec participation employeur
* Prestations CNAS et environnement 100% cloud
* Engagements: égalité femmes/hommes, apprentissage, handicap
* Qualité de vie au travail et baromètre QVCT
* Prise en charge du titre de transport à hauteur de 75%
* Forfait mobilité durable

Autres offres similaires et localisations associées non pertinentes pour la présente description ont été omises afin de prévenir confusion et éviter la propagation d’annonces non liées.

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